+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Скачать образец графика документооборота к учетной политике

Содержание

График документооборота к учетной политике образец

Скачать образец графика документооборота к учетной политике

Ведение бухгалтерского учета Раскрыть список рубрик Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку, чтобы быть в курсе всех изменений в бухгалтерском учете: Присоединяйтесь к нам в соц.

сетях: НДС, страховые взносы, УСН 6%, УСН 15%, ЕНВД, НДФЛ, пени Отправляем письма с главными обсуждениями недели > > > 19 сентября 2019 такого документа помогает в разработке собственной схемы работы с документами.

Какие нюансы необходимо учесть в процессе его составления, узнайте из нашего материала. График документооборота — это представленная, как правило, в табличном виде информация, описывающая регламент движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение. График документооборота помогает:

  • упорядочить процесс работы с документами;
  • рационально распределить «документальные» обязанности между работниками;
  • сократить задержки времени при обработке документации;
  • избежать рабочих конфликтов;
  • осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функций по обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы;
  • своевременно формировать отчетность.

Объем отраженной в графике документооборота информации зависит от:

  • масштабов деятельности фирмы;
  • структуры предприятия;
  • особенностей построения системы управления;
  • видов применяемой первички;
  • иных нюансов (особенностей обработки учетной информации, применяемых программных средств и др.).

С видами и формами учетной первички знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

Для составления графика документооборота необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:

  • составить полный перечень документов, подлежащих обработке;
  • для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей;

В каком количестве экземпляров оформляется авансовый счет-фактура, узнайте из материала .

  • сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;

Как закрепить предоставление права подписи первички за сотрудником, узнайте из материала .

  • сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
  • конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
  • разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
  • конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).

После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.

Поэтому введение его в учетный процесс происходит одновременно с процедурами ввода в действие учетной политики и включает следующие этапы (например):

  • утверждение графика документооборота (в составе учетной политики или как отдельного документа);
  • ознакомление причастных исполнителей (по указанным в графике должностям) с их ролями в обеспечении процесса документооборота организации;
  • оформление на всех рабочих местах наглядных стендов, на которых размещается удобный для визуального восприятия график документооборота;
  • налаживание взаимодействия исполнителей графика документооборота на первоначальном этапе его внедрения в учетный процесс;
  • проведение мероприятий по настройке программного обеспечения, используемого при оформлении документов, для максимальной автоматизации процессов обмена документами и облегчения взаимодействия исполнителей графика документооборота;
  • налаживание системы внутреннего контроля по исполнению графика документооборота; отдельным приказом (распоряжением) предусматриваются виды наказаний за систематические нарушения исполнителями графика документооборота.

График будет способствовать организации эффективного документооборота в том случае, если все связанные с его исполнением ответственные лица организации в пределах своих должностных инструкций и предоставленных в иной форме полномочий будут исполнять обязанности своевременно и в полном объеме. Ознакомиться с образцом графика документооборота и скачать его вы можете на нашем сайте — см. материал . График документооборота является важным элементом учетной политики организации.

Он необходим для своевременной и качественной подготовки и обработки документов. Участвуйте в конкурсе на нашем форуме! Советуем прочитать Последнее с форума

Образец графика документооборота в организации

При ведении хоздеятельности составляется множество разных документов.

Каждая операция должна совершаться не просто на словах, но иметь под собой документальное обоснование. Некоторые бланки организация разрабатывает самостоятельно, другие использует унифицированные.

Это что касается исходящих форм.

Помимо них существуют и входящие бланки, которые тоже подлежат строгому учету.График документооборота в бухгалтерии, образец 2019 года скачать ниже, обычно заполняется в виде таблицы. В ней регламентируется процесс движения документов – от даты составления до момента пересылки адресату, завершения исполнения или сдачи в архив (дело).

Помимо того, кто является ответственным лицом в компании за выписку документов, в таблице обозначены сроки исполнения и передачи форм. Четкий алгоритм помогает бухгалтеру:

  • Привести в порядок работу с документацией.
  • Распределить рациональным образом нагрузку между работниками.
  • Сократить время на выписку и последующую обработку бланков.
  • Минимизировать вероятность ошибок и рабочих конфликтов.
  • Контролировать исполнение документооборота.
  • Формировать отчетность в установленные сроки и без задержек.

Рекомендуется составлять график компаниям всех форм собственности независимо от масштабов и видов деятельности. Особенно актуален этот документ становится для крупных организаций с обособленными подразделениями, филиалами и отделами.Читайте о том, Бесплатный образец графика документооборота в организации скачать можно ниже, а сейчас мы расскажем, как его разработать.

Унифицированного бланка не утверждено. Форму организации нужно разработать самостоятельно.

Чем масштабнее деятельность, крупнее предприятие, тем подробнее должен быть составлен график.Что необходимо прописать в бланке? Прежде всего, определитесь, какие именно документы подлежат учету и контролю.

Запишите полный перечень для предприятия. Затем определите формы по отделам и подразделениям с указанием ответственных сотрудников.

Уточните сроки, в которые должны быть исполнены и обработаны документы.

Предусмотрите меры ответственности за несоблюдение положений графика.Для усиления контроля нужно правильно прописать сроки.

Можно установить конкретные числа месяца или привести срок в днях, прошедших с даты составления документа или исполнения.К примеру, срок передачи в бухгалтерию командировочных документов обычно утверждается как 3 дня с момента окончания поездки.

А кадровые документы, необходимые для начисления зарплаты, требуется передавать до 1-го числа месяца за расчетным.

Если при этом зарплата выдается персоналу 5-го числа, бухгалтер как раз успеет обработать все документы по учету отработанного времени, чтобы правильно рассчитать вознаграждение.Читайте о том, Утверждает график руководитель предприятия.

Наиболее распространенный способ – оформление в виде приложения к учетной политике.

Таким образом, одновременно вводятся в действие положения учетной политики и графика.Или можно составить приказ на график документооборота – образец в следующем разделе.

Для успешного внедрения требований нужно внести корректировки в должностные инструкции лиц, ответственных за движение документации. Кроме того, можно провести наглядный инструктаж для исполнителей.

Источник: https://De-Jure-Sochi.ru/grafik-dokumentooborota-k-uchetnoj-politike-obrazec-45918/

График документооборота в бухгалтерии образец 2017

Скачать образец графика документооборота к учетной политике

Чтобы создавать, получать, принимать бухгалтерские документы к учету, обрабатывать их и передавать своевременно и без проблем, необходимо организовать и контролировать весь процесс. Вам в помощь – образец графика документооборота в бухгалтерии 2017.

Одна из ключевых задач любой бухгалтерии – своевременная и качественная обработка документации, связанной с деятельности организации.

Причем количество создаваемых и поступающих документов может достигать таких объемов, с которыми порой сложно справиться. Поэтому необходимо организовать трудовой процесс так, чтобы каждый документ был рассмотрен и обработан в срок.

Для этого нужен график – специальный документ, в соответствии с которым и будет организован документооборот.

График документооборота в бухгалтерии – это внутренний акт, который определяет порядок и сроки представления в отдел (бухгалтерию) первичных документов с целью своевременного их учета и регистрации.

График документооборота в бухгалтерии бланк

График документооборота в бухгалтерии образец 2017

График нужен для упорядочивания движения документов от контрагентов и штатных сотрудников. Наличие такого документа решает сразу несколько задач:

  • определяет порядок создания и движения первичной документации;
  • позволяет своевременно получать документы от контрагентов;
  • определяет меру ответственности сотрудников за непредставление и несвоевременное представление документов в бухгалтерию.

При отсутствии утвержденного графика проблем с документами, скорее всего, не избежать. Это показывает практика. Первичка будет зависать и теряться. А вся ответственность ляжет на главбуха.

В результате могут появиться ненужные проблемы в учете и общении с фондами и налоговиками.

Как пример: инспекторы снимут транспортные расходы по утраченным путевым листам и откажут в возмещении НДС по представленным с опозданием счетам-фактурам.

Чтобы избежать утери и путаницы в бумагах, нужен график документооборота. Чтобы составить и утвердить график документооборота 2017 рекомендуем вам скачать бланк и образец документа на 2017 год:

Таким образом, в любой организации должен быть составлен и утвержден четкий график документооборота с указанием ответственных лиц и сроками составления первичной документации. Такой график должен детально прописывать движение документов от сотрудников, которые отвечают за их составлением, до архива.

Эти стадии движения документов можно отразить либо в виде таблицы, либо в виде схемы. График должен содержать перечень документов, используемых в организации, список ответственных за их составление сотрудников и сроки составления и сдачи этих документов.

Образец графика документооборота в бухгалтерии 2017

Разрабатывая график документооборота, организации по большей части руководствуются рекомендациями, которые дал Минфин СССР. Это Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете от 29.07.1983 № 105. Оно не теряет своей актуальности до сих пор. Поэтому, разрабатывая график, можно применять именно этот документ.

Для удобства все документы можно разбить на несколько отдельных групп. Например:

  • документы для контролеров (налоговиков, ФСС, Росстата и т.д.);
  • документы для контрагентов (договоры, допсоглашения, платежки);
  • документы для начисления зарплаты сотрудникам и др.

По группам назначаются ответственные. В графике документооборота указываются перечень сотрудников, которые отвечают за составление и сдачу в бухгалтерию той или иной документации, а также сроки представления первичных документов в отдел.

Например, в графике может быть указано, что водители предприятия после каждой смены в течение 24 часов обязаны представлять в бухгалтерию путевые листы (для списания расходов на ГСМ) и товарно-транспортные накладные (для списания товарно-материальных ценностей со складов).

См. Производственный календарь 2017

См. также производственный календарь на 2019

Также в графике должна быть указана цепочка, по которой документ проходит с момента создания до сдачи в бухгалтерию.

График документооборота может быть прописан и в учетной политике. Здесь отдельном разделе должна быть схема или таблица, описывающие стадии движения документов в организации.

Этапами документооборота являются:

  • оформление и заполнение документа ответственным лицом (продавцом, экспедитором и др.);
  • сдача документа в бухгалтерию;
  • обработка, проверка и учет документа в бухгалтерии;
  • направление документа в архив и хранение документа.

Следует отразить стадии движения документации в графике документооборота в бухгалтерии.

Конкретную форму графика главбух может выбрать по своему усмотрению. Главное, чтобы он содержал перечень документов, используемых в организации, список ответственных за их составление и сроки составления и сдачи этих документов в бухгалтерию и архив.

Бланк и образец документа в табличной форме можно посмотреть и скачать по ссылкам ниже.

График документооборота в бухгалтерии образец 2017

График документооборота в бухгалтерии бланк

Как утвердить для бухгалтерии график документооборота

График можно утвердить отдельным приказом руководителя организации. Но в этом случае в учетной политике нужно сделать ссылку на приказ, которым был утвержден график.Бланк и образец – ниже.

Бланк приказа об утверждении графика документооборота в бухгалтерии

Образец приказа об утверждении графика документооборота в бухгалтерии

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

ПРИКАЗ № 52

г. Москва

09.01.2017

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить график документооборота согласно приложению 1 к настоящему приказу.

2. Контроль за исполнением графика возложить на главного бухгалтера А.С. Глебову.

Генеральный директор ______________ А.В. Львов

Ознакомьте ответственных работников с графиком документооборота под роспись. Лучше всего для каждого такого сотрудника сделать распечатку фрагмента графика, где будет указано, какие документы и в какие конкретно сроки он обязан сдавать в бухгалтерию.

Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/51898-grafik-dokumentooborota-v-buhgalterii-obrazets-2017-qqq-17-m06

Приложение гГрафик документооборота График документооборота по предприятию, учреждению________________

Скачать образец графика документооборота к учетной политике

Унифицированнойформы графика документооборота нет.Каждое предприятие (организация)составляет его самостоятельно взависимости от количества сотрудников,видов деятельности и способа организациибухгалтерского учета. На практике этоможет быть перечень работ по созданию,проверке и обработке документов суказанием должностей исполнителей и

сроков выполнения работ.

Разрабатывая график документооборота, организации по большей части руководствуются рекомендациями, которые дал Минфин СССР. Это Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете от 29.07.1983 № 105. Оно не теряет своей актуальности до сих пор. Поэтому, разрабатывая график, можно применять именно этот документ.

https://www..com/watch?v=ytpressru

Для удобства все документы можно разбить на несколько отдельных групп. Например:

  • документы для контролеров (налоговиков, ФСС, Росстата и т.д.);
  • документы для контрагентов (договоры, допсоглашения, платежки);
  • документы для начисления зарплаты сотрудникам и др.

По группам назначаются ответственные. В графике документооборота указываются перечень сотрудников, которые отвечают за составление и сдачу в бухгалтерию той или иной документации, а также сроки представления первичных документов в отдел.

Например, в графике может быть указано, что водители предприятия после каждой смены в течение 24 часов обязаны представлять в бухгалтерию путевые листы (для списания расходов на ГСМ) и товарно-транспортные накладные (для списания товарно-материальных ценностей со складов).

См. Производственный календарь 2017

См. также производственный календарь на 2019

Также в графике должна быть указана цепочка, по которой документ проходит с момента создания до сдачи в бухгалтерию.

График документооборота может быть прописан и в учетной политике. Здесь отдельном разделе должна быть схема или таблица, описывающие стадии движения документов в организации.

Этапами документооборота являются:

  • оформление и заполнение документа ответственным лицом (продавцом, экспедитором и др.);
  • сдача документа в бухгалтерию;
  • обработка, проверка и учет документа в бухгалтерии;
  • направление документа в архив и хранение документа.

Следует отразить стадии движения документации в графике документооборота в бухгалтерии.

Конкретную форму графика главбух может выбрать по своему усмотрению. Главное, чтобы он содержал перечень документов, используемых в организации, список ответственных за их составление и сроки составления и сдачи этих документов в бухгалтерию и архив.

График документооборота в ооо «Энергосервис»

Вводится в действие с 1 января 2012 года

Товарная накладная (форма
№ ТОРГ-12)

Количество экземпляров: 2.

Ответственный за исполнение: кладовщик.

Срок исполнения: в момент отгрузки
товара.

1-й экземпляр – покупателю (в момент
отгрузки товара);

2-й экземпляр – в бухгалтерию (ежедневно
до 17.00 вместе с отчетом).

https://www..com/watch?v=upload

Кто представляет: кладовщик (ежедневно
до 17.00 вместе с отчетом).

Ответственный за исполнение: бухгалтер.

Срок исполнения: в течение следующего
рабочего дня после получения.

Срок исполнения: в течение месяца по
окончании отчетного года.

Работники фирмы(табельщики, кладовщики, подотчетныелица, снабженцы и др.) должны оформлятьи сдавать документы, которые относятсяк сфере их деятельности в срок, указанный

в графике.

Для этого каждомуисполнителю необходимо вручить копиювыписки из графика документооборота.В ней перечислены документы, которыеон должен оформлять или получать отдругих фирм, указаны сроки их представленияи подразделение фирмы, в которое работникдолжен документы сдать. Работнику нужно

на выписке расписаться.

Оформлять иподписывать первичные документы могутне все сотрудники фирмы. Переченьработников, которые имеют на это право,должен утвердить руководитель фирмыпо согласованию с главным бухгалтером(п.3 ст.9Закона о

бухгалтерском учете).

ПОДРОБНОСТИ:   Вопросы психиатра в мвд

График документооборота– это схема, которая описывает движениепервичных документов на фирме от моментаих создания (получения) до моментапередачи на хранение. Как правило, графиксоставляют под руководством главногобухгалтера. Руководитель должен утвердить

его в составе учетной политики фирмы.

https://www..com/watch?v=ytcopyrightru

График документообороталучше составить в виде схемы или таблицы,в которой необходимо указать ответственныхза оформление, обработку и проверкукаждого документа, срок, в который долженбыть составлен каждый документ, и порядок

его передачи в архив.

Пример графикадокументооборота показан на следующей

странице.

Пример оформления графика документооборота

Способ оформления графика – сугубо личное дело каждого. Кому-то, например, удобнее в виде таблицы.

А кто-то предпочитает составлять подобный документ в виде списка или схемы.

В каждом из этих способов имеются свои плюсы.

Для небольшой организации с не разносторонней деятельностью, лучшим вариантом графика станет текстовое оформление, которое не займет много времени.

Для крупного предприятия с разносторонней деятельность, идеальным помощником в ведении бухгалтерии станет составленный график документооборота в виде таблицы. Так как именно в таком варианте графика можно детально прописать информацию о каждом документе. На практике такие виды графика легко создаются при помощи таблиц Excel, позволяющей легко редактировать данные.

А более наглядным вариантом передвижения документации на предприятии является схематическое исполнение.

1. Учетная политика для целей бухгалтерского учета

Положение учетной политикиВыбранный вариантОснование
Организация ведения бухгалтерского учетаБухгалтерский учет организации ведет бухгалтерская служба как структурное подразделение,возглавляемое главным бухгалтером.п.2 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ “Обухгалтерском учете”
Стоимостной лимит основных средствНе относятся к основным средствам и отражаются в бухгалтерском учете и отчетности в составе материально-производственных запасов активы стоимостью не более20000 руб.

Источник: https://ram-bereza.ru/grafik-dokumentooborota-byudzhetnykh-uchrezhdeniyakh-obrazets-skachat-besplatno/

График документооборота – образец в бухгалтерии

Скачать образец графика документооборота к учетной политике

При ведении хоздеятельности составляется множество разных документов. Каждая операция должна совершаться не просто на словах, но иметь под собой документальное обоснование. Некоторые бланки организация разрабатывает самостоятельно, другие использует унифицированные. Это что касается исходящих форм. Помимо них существуют и входящие бланки, которые тоже подлежат строгому учету.

График документооборота в бухгалтерии, образец 2019 года скачать ниже, обычно заполняется в виде таблицы.

В ней регламентируется процесс движения документов – от даты составления до момента пересылки адресату, завершения исполнения или сдачи в архив (дело).

Помимо того, кто является ответственным лицом в компании за выписку документов, в таблице обозначены сроки исполнения и передачи форм. Четкий алгоритм помогает бухгалтеру:

  • Привести в порядок работу с документацией.
  • Распределить рациональным образом нагрузку между работниками.
  • Сократить время на выписку и последующую обработку бланков.
  • Минимизировать вероятность ошибок и рабочих конфликтов.
  • Контролировать исполнение документооборота.
  • Формировать отчетность в установленные сроки и без задержек.

Рекомендуется составлять график компаниям всех форм собственности независимо от масштабов и видов деятельности. Особенно актуален этот документ становится для крупных организаций с обособленными подразделениями, филиалами и отделами.

Читайте о том, Сколько лет нужно хранить бухгалтерские документы.

Как составляется график документооборота

Бесплатный образец графика документооборота в организации скачать можно ниже, а сейчас мы расскажем, как его разработать. Унифицированного бланка не утверждено. Форму организации нужно разработать самостоятельно. Чем масштабнее деятельность, крупнее предприятие, тем подробнее должен быть составлен график.

Что необходимо прописать в бланке? Прежде всего, определитесь, какие именно документы подлежат учету и контролю. Запишите полный перечень для предприятия. Затем определите формы по отделам и подразделениям с указанием ответственных сотрудников. Уточните сроки, в которые должны быть исполнены и обработаны документы. Предусмотрите меры ответственности за несоблюдение положений графика.

Для усиления контроля нужно правильно прописать сроки. Можно установить конкретные числа месяца или привести срок в днях, прошедших с даты составления документа или исполнения.

К примеру, срок передачи в бухгалтерию командировочных документов обычно утверждается как 3 дня с момента окончания поездки.

А кадровые документы, необходимые для начисления зарплаты, требуется передавать до 1-го числа месяца за расчетным.

Если при этом зарплата выдается персоналу 5-го числа, бухгалтер как раз успеет обработать все документы по учету отработанного времени, чтобы правильно рассчитать вознаграждение.

Читайте о том, Что такое бухгалтерские документы.

Как утвердить график документооборота

Утверждает график руководитель предприятия. Наиболее распространенный способ – оформление в виде приложения к учетной политике. Таким образом, одновременно вводятся в действие положения учетной политики и графика.

Или можно составить приказ на график документооборота – образец в следующем разделе. Для успешного внедрения требований нужно внести корректировки в должностные инструкции лиц, ответственных за движение документации.

Кроме того, можно провести наглядный инструктаж для исполнителей. А в качестве помощи сотрудникам рекомендуется составить детальные схемы оборота бланков и разместить их непосредственно на рабочих местах.

Меры наказаний за несоблюдение можно утвердить в отдельном приказе или прописать в общем.

Приказ об утверждении графика документооборота – образец

ООО «Вектор»

Приказ № 3

г. Москва                                                                                                                              09.01.2019 года

«Об утверждении и введении в действие графика документооборота в ООО «Вектор»

Для обеспечения рациональной системы документооборота и стабильной работы организации

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Утвердить прилагаемый в Приложении № 1 график документооборота ООО «Вектор».
  2. Ввести график в действие с 09.01.2019 г.
  3. Всем ответственным сотрудникам и структурным подразделениям ООО «Вектор» подавать в бухгалтерский отдел первичную документацию на основании утвержденного графика.
  4. С момента утверждения графика полученные от контрагентов договоры, счет-фактуры, накладные ТОРГ-12, 1-Т, ТН направлять в установленные в графике сроки в бухгалтерию.
  5. Контроль за исполнением положений графика возложить на главного бухгалтера ООО «Вектор» Вальтер И.Г.

Генеральный директор ООО «Вектор» ______________________ /Мещанинец Игорь Леонидович/

С приказом ознакомлены:

_______________________/Вальтер И.Г./

Образец графика документооборота в бухгалтерии

Примерная форма есть в Положении, утвержденном Минфином СССР под № 105 еще 29 июля 1983 г. Ее можно взять за основу.

Как видно из примера, график должен быть утвержден руководителем предприятия, иначе будет считаться недействительным.

Если образец графика документооборота первичных документов формируется как отдельный акт, нужно дать на него ссылку в учетной политике. Мониторинг исполнения обычно возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Скачать образец графика документооборота в бухгалтерии здесь.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://raszp.ru/spravochn/obrazec-grafika-dokumentooborota-v-organizacii.html

ПриложениеД Образец графика документооборота

Унифицированнойформы графика документооборота нет.Каждое предприятие (организация)составляет его самостоятельно взависимости от количества сотрудников,видов деятельности и способа организациибухгалтерского учета. На практике этоможет быть перечень работ по созданию,проверке и обработке документов суказанием должностей исполнителей исроков выполнения работ.

Выдержка из графика документооборота для товарной накладной на отгрузку товаров (типовая форма № торг-12)

«Утверждаю»

ДиректорОАО «Энергосервис»

___________________(И.В. Сергиенко)

➤ График документооборота на предприятии образец

Скачать образец графика документооборота к учетной политике

В статье расскажем, почему вам нужен график документооборота, и как составить его самостоятельно за 4 шага. Скачайте заполненные образцы и бланки, чтобы использовать их в работе.

Скачайте и используйте полезные образцы:

Для чего нужен график документооборота в учетной политике

Компания обрабатывает несколько сотен видов документов. Каждое подразделение составляет и исполняет как типовые, так и собственные виды документов, которые сопровождают и подтверждают его деятельность.

При этом специалисты должны составить, исполнить, передать на хранение и уничтожить каждый документ своевременно. Особенно важно вовремя обрабатывать бухгалтерские, финансовые и кадровые документы, потому что сроки их исполнения часто устанавливают законодательно.

Чтобы не пропустить нужную дату и четко регламентировать исполнение документов предприятия, используют специальный график. 

Узнайте основные правила и принципы документооборота 

График документооборота – это полный перечень всех документов предприятия. Его разрабатывают и утверждают в соответствии с Положением и Инструкцией по документообороту.

В графике указывают, кто отвечает за разработку и оформление документов, устанавливают сроки, в которые их нужно составить и передать исполнителям. График документооборота 2019 относят к основным элементам системы внутреннего контроля в компании и считают одним из показателей ее надежности.

Аудиторы во время проверок с большей вероятностью вынесут положительное заключение организации, в которой такой график составили.

Образец инструкции по делопроизводству

Скачать образец

Наличие в компании графика документооборота позволяет:

  • упорядочить документопоток и все процедуры документооборота;
  • оперативно контролировать, в срок ли составляют, обрабатывают и исполняют документы;
  • своевременно формировать отчетные формы;
  • исключить авралы и обеспечить ритмичность работы исполнителей;
  • в установленные сроки формировать дела и передавать их на архивное хранение;
  • гарантировать своевременную обработку документов;
  • в срок получать информацию, которая необходима, чтобы оперативно принимать управленческие решения. 

Кто разрабатывает график документооборота

График можно разработать для всех подразделений, как единый документ, и для одной службы. Последнее подходит для отделов с большим документооборотом. Например, для кадровой или HR-службы, бухгалтерии, финансового отдела, а так же подразделений, в функции которых ходит учет и хранение продукции, комплектующих и товарно-материальных ценностей.

График документооборота первичных учетных документов в подразделении может разработать специалист, который хорошо знает пакет документов службы и установленные для их разработки и исполнения сроки.

Разработку графиков документооборота на крупных предприятиях часто отдают на аутсорсинг — нанимают экспертов или заключают договор с консалтинговой компанией. Оптимальный вариант — сотрудничество экспертов и работников служб компании, которых руководитель назначит ответственными своим приказом.

Чаще компании стараются экономить и обходиться своими силами. В таком случае, будет лучше, если сводный график документооборота на основании графиков подразделений организации составит служба делопроизводства. Но с этим поручением справится и секретарь, если поток документов в компании небольшой. 

6 полезных схем-памяток от журнала «Справочник секретаря», которые помогут вам правильно работать с документами

Скачать 6 схем-памяток

Как составить график документооборота

Унифицированной формы для этого документа нет. В качестве примера вы можете использовать образец графика документооборота, который Минсельхоз РФ утвердил в «Методических рекомендациях по разработке учетной политики в сельскохозяйственных организациях» от 16 мая 2005 года.

То, какие сведения нужно включить в график документооборота вашей компании, зависит:

  • от объема документопотоков и специфики производственной деятельности подразделений;
  • состава подразделений;
  • типов и видов первичной учетной документации, которые используют в подразделении;
  • регламентов составления, обработки и исполнения документов компании;
  • наличия средств автоматизированного учета и документооборота, используемого программного обеспечения.

Полезная подсказка от журнала «Система Кадры». Перечень обязательных и рекомендованных кадровых документов

Скачать таблицу полностью

Пошаговый алгоритм составления графика документооборота

Шаг 1. Определите перечень документов, которые сопровождают деятельность компании и разрабатывают внутри нее. Кроме регулярной первичной документации по кадрам и бухгалтерии включите в перечень разовые документы и те, которые составляют время от времени.

Шаг 2. В подразделениях, которые работают с первичной документацией, назначьте ответственных. Они будут составлять, оформлять и передавать документы на утверждение и исполнение. 

Пример

По каждому документу в графике назначьте ответственными за составление и оформление:

  • приказа о приеме на работу – сотрудника отдела кадров или службы персонала;
  • протокола общего собрания участников – старшего юрисконсульта;
  • табеля учета рабочего времени – сотрудников по подразделениям;
  • расходных кассовых ордеров (форма КО-2) – бухгалтера-расчетчика.

Шаг 3. Установите сроки, в которые необходимо согласовать, утвердить и передать на исполнение каждый документ.

Шаг 4. Оформите график по удобной вам форме. Чаще всего используют таблицу, содержание граф в которой определяют по потребностям организации и подразделения. 

Пример заполненного графика документооборота 

Скачать образец

Как оформить график документооборота

Используйте упрощенную форму графика, если у вас маленькая компания с небольшим документооборотом. Образец бланка смотрите в начале статьи >>

Для большой компании график документооборота можно составить для каждого подразделения, по форме с разбивкой на операции. 

График документооборота для бухгалтерии 

Скачать образец

Итог

График документооборота позволит оперативно контролировать составление и утверждение документов. Включайте обязанность по соблюдению сроков, установленных графиком, в должностные инструкции сотрудников. Это повысит исполнительскую дисциплину в компании.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210863-grafik-dokumentooborota-19-m6

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.