+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Оформление выписки из приказа

Содержание

Выписка из приказа: образец

Оформление выписки из приказа

Для предоставления данных о сотруднике в стороннюю организацию или другой отдел по запросу готовят выписку из приказа.

�ногда делается просто копия основного документа.

Однако ввиду большого объема распоряжений и из соображений конфиденциальности предпочтительно сделать выписку из приказа.

Она содержит в себе все реквизиты организации и требуемую информацию о работнике. Как правило, бланк запрашивается в Пенсионный фонд и другие инстанции. В конце статьи по ссылке можно скачать выписку из приказа образец.

Виды выписок и их предназначение

Все основные назначения на предприятии фиксируются приказами. Некоторые из них по объему могут достигать нескольких страниц.

Выписка представляет собой краткую выдержку из документа, которая отвечает теме запроса.

Потребоваться она может Пенсионному фонду и прочим органам.

Вторая причина, РїРѕ которой целесообразно написать такую выдержку, Р° РЅРµ делать РєРѕРїРёСЋ всего текста – сохранение конфиденциальности данных.

Некоторые распоряжения относятся сразу к нескольким работникам.

Поэтому если нужно предоставить данные только по одному человеку, целесообразно подготовить краткую цитату.

На практике оформляется два вида выписок:

  • РїРѕ личному составу, РІ таком бланке отражается РІСЃСЏ распорядительная часть;
  • РїРѕ РѕСЃРЅРѕРІРЅРѕР№ деятельности, РіРґРµ прописывается только констатирующая часть распоряжения.

В большинстве случаев такой бланк включает только один пункт.

Например, в оформленном документе может подтверждаться информация о принятии лица на определенную должность, о его переводе или увольнении.

Грамотно подготовленные выписки из приказа имеют такую же юридическую силу, как и сами распоряжения.

Как правильно оформить документ

Выписки из приказа оформляются по тому же принципу, что и сами распоряжения. В них содержатся реквизиты предприятия: наименование, �НН, адрес местонахождения, телефон.

Далее представлен план, поясняющий, как оформить выписку.

  1. Наименование предприятия, совпадающее СЃ указанным РІ Уставе. Если имеется вышестоящая организация, вначале РІРЅРѕСЃСЏС‚ ее название, Р° затем – название филиала.
  2. Регистрационный номер. Совпадает с прописанным в распоряжении.
  3. Дата – так же, как Рё РІ приказе.
  4. Р’РёРґ документа – «Р’ыписка РёР· приказа». Название пишется РїРѕ центру, без точки РІ конце.
  5. Констатирующая часть (РєРѕРіРґР° готовятся выписки РёР· приказа РїРѕ РѕСЃРЅРѕРІРЅРѕР№ деятельности). Если речь идет Рѕ распоряжении РїРѕ личному составу, РїРѕ тексту оформляемого документа далее пишется слово «РџСЂРёРєР°Р·С‹РІР°СЋ».
  6. Распорядительная часть (только по тому работнику, на которого готовится бланк).
  7. Фамилия и инициалы, должность подписавшего приказ.

Выписка из приказа о приеме на работу требует заверения.

После текста ставится пометка «Р’ерно», затем следует РїРѕРґРїРёСЃСЊ оформившего ее начальника кадрового отдела или РґСЂСѓРіРѕРіРѕ уполномоченного сотрудника. Стоит заметить, что руководитель этот документ РЅРµ подписывает.

Важно! Чтобы оформить выписку из приказа, нужно взять фирменный бланк организации.

Нужна ли печать? Если выдержки оформляются для сторонней организации, то да.

Оттиск должен покрывать Ф�О и подпись уполномоченного сотрудника, заверявшего документ.

Однако если бланк находится в рамках внутреннего документооборота, ставить печать не нужно.

Какие сроки установлены в отношении выписок

Стоит отметить, что не существует нормативного акта, ограничивающего срок действия выписки. Значит, документ считается бессрочным.

Готовая выдержка из приказа хранится в личном деле. Поэтому ее срок хранения на предприятии напрямую зависит от того, как долго будет оставаться в кадровом отделе личное дело.

Что можно сказать о сроке предоставления бланка по запросу? Он составляет три дня. Чаще всего такие запросы направляют контролирующие организации либо вышестоящие отделения.

Р р°р·рѕрѕрірёрґрѕрѕсѓс‚рё ріс‹рїрёсѓрѕрє рёр· рїсђрёрєр°р·рѕрі

Хотя сделана выдержка на базе основного приказа, она считается отдельным документом.

Чтобы найти само распоряжение, стоит воспользоваться журналом регистрации приказов.

В зависимости от содержания, бланки будут иметь некоторые отличия.

Выдержки могут потребоваться из следующих распоряжений:
  1. О приеме на работу. Составляется по описанному выше плану. Может потребоваться для подтверждения трудоустройства и начисления пенсии.
  2. Об увольнении. Такие выписки требуются при оформлении на следующее рабочее место, при утере трудовой книжки или для государственных органов.
  3. О назначении на должность. Для бланка актуальны общие правила. В документ переносится пункт, где говорится непосредственно о назначении на должность.
  4. О премировании. Такой приказ оформляется сразу на нескольких работников, поэтому из него можно получить только выписку. Копии документа не предоставляют с целью сохранения конфиденциальных данных.
  5. Об учетной политике. Эти выдержки требуются для налогового либо бухгалтерского учета.
  6. Рћ командировке. Указывается констатирующая часть, начинается СЃРѕ слова «РџСЂРёРєР°Р·С‹РІР°СЋ».
  7. Об отпуске. Помимо распоряжения руководства, в текст следует включить основания для предоставления отдыха. Потребуется включить перечень подтверждающих это документов, где написано, по какой причине работник уходит в отпуск.
  8. РџРѕ РѕСЃРЅРѕРІРЅРѕР№ деятельности. Предназначение такого распоряжения – совершенствование работы организации. Р’ выдержку включают причины подготовки документа Рё саму констатирующую часть.

Образец составления бланка остается актуальным вне зависимости от вида приказа, на основании которого он создается.

Важно отразить во вводной части полное наименование и реквизиты организации. Отличия будут только в основном тексте.

Могут ли отказать в предоставлении документа

Согласно норме, закрепленной в Трудовом кодексе, работодатель должен предъявлять документы, касающиеся деятельности сотрудника, по его письменному заявлению. Делается это в течение трех рабочих дней.

Важно! Основание для предоставления документа – часть 2 статьи 62 РўРљ Р Р¤.

Составлять выдержку РёР· приказа целесообразно РїРѕ РґРІСѓРј причинам – РІРІРёРґСѓ большого объема некоторых распоряжений Рё конфиденциальности данных.

Хотя она готовится на основе приказа, она представляет собой отдельный документ. В нем указывают реквизиты предприятия и приводят пункт, который отвечает теме запроса.

Далее можно скачать пример по ссылке бесплатно.

​

Выписка РёР· приказа — образец

Источник: https://paperdoc.ru/documents/personnel/vypiska-iz-prikaza-kak-pravilno-oformit

Выписка из приказа: образец

Оформление выписки из приказа

Размер распорядительного акта может отличаться в зависимости от его содержания. В случае с документами большого объема, подготовка полной копии ради выписки одного или нескольких абзацев не имеет смысла.

Значительно легче подготовить выписку, которая будет содержать в себе все необходимые сведения. Помимо этого, подготовка данного свидетельства позволяет сохранить конфиденциальность информации о деятельности самой компании.

Ниже мы предлагаем поговорить о том, как сделать выписку из приказа и рассмотреть правила составления подобной документации.

В практической деятельности выписка из приказа готовится, если документ имеет большой объем, а требуемая информация занимает только небольшую его часть, либо из соображений конфиденциальности

Зачем нужна выписка из приказа

В процессе делопроизводства, должностные лица часто сталкиваются с необходимостью подготовки выписки из приказа, для ответа на запрос, поступивший от внутренних подразделений компании или контролирующих органов. Необходимость составления выписки объясняется тем фактом, что подобная документация может иметь объем в несколько листов.

Также следует отметить, что приказы, поступающие от руководства, могут содержать в себе конфиденциальные сведения, относящиеся к категории коммерческой тайны. Довольно часто в распорядительной документации указывается информация о нескольких работниках.

В случае необходимости предоставления сведений лишь одному лицу, делопроизводитель должен оформить краткую выдержку из акта.

Специалисты говорят о том, что рассматриваемые документы можно разделить на два условных типа:

  1. По личному составу – при подготовке этого документа копируется весь распорядительный раздел.
  2. По деятельности компании – при создании этой выписки отражается лишь констатирующая часть.

Как правило, подготавливаемый документ содержит в себе лишь один раздел, скопированный из приказа. Так, в подготовленном бланке может быть приведена информация о приеме конкретного лица на свободную вакансию, изменениях внутри компании или расторжении трудового соглашения с определенным тружеником.

По словам экспертов в области юриспруденции, рассматриваемый бланк имеет законную силу, равную самому распорядительному акту.

Основные отличия выписки от копии

Работники, не знакомые с правилами делопроизводства ошибочно считают, что выписка и копия приказа являются равнозначными документами.

Довольно интересен тот факт, что в сфере юриспруденции, данные документы имеют равнозначную законную силу. Главным различием этих бланков является их содержание. Копии распорядительных актов изготовляются при помощи ксерокса.

Это означает, что данный бланк содержит в себе всю информацию, что и оригинальный акт.

Выписка из приказа содержит в себе лишь часть сведений, содержащихся в оригинальном документе. Как правило, делопроизводители или другие должностные лица копируют лишь распорядительную часть документа.

Еще одним отличием между рассматриваемыми бланками является то, что при составлении выписки, лицо, заполняющее бланк, должно заверить документ личной подписью.

В случае с копиями документов необходимость выполнения данных действий отсутствует.

При оформлении выписки из приказа целиком выписывается только вся констатирующая часть, включая слово “приказываю”

Разновидности документа

Как уже было сказано выше, в делопроизводстве используются два вида выписок, различающихся между собой своим содержанием.

Документ, посвященный личному составу, содержит в себе только информацию, связанную с работниками компании.

Это означает, что в данном бланке отсутствует преамбула и пояснительная часть, где приводятся основания для выпуска распоряжения. В этом случае указываются лишь те сведения, что содержатся в распорядительном разделе акта.

Важно обратить внимание на то, что приказы, связанные с личным составом, изготавливаются в соответствии с требованиями контролирующих органов. Согласно действующему законодательству, должностному лицу, составляющему приказ о назначении или переводе сотрудника в новую должность, необходимо использовать унифицированную форму бланка.

Использование таких форм значительно усложняет подготовку выписок из документов. Однако, далеко не все кадровые мероприятия проводятся по подобной форме. В действующем законодательстве отсутствует регламент, регулирующий порядок составления приказов, связанных с назначением дисциплинарной ответственности.

Это означает, что данный документ составляется в свободной форме, что значительно облегчает подготовку выписок.

Распорядительные акты, связанные с основной деятельностью компании, содержат в себе информацию о действиях руководства.

К данной категории можно отнести документы о назначении либо увольнении генерального директора, акты, посвященные штатному расписанию или порядке выполнения работ.

Выписка из подобной документации должна содержать в себе преамбулу, основную часть и раздел, поясняющий причину необходимости издания документа.

Как правильно оформить

Несмотря на то что содержание рассматриваемого бланка базируется на основном распорядительном документе, выписки рассматриваются как отдельный документ, обладающий собственной юридической силой. По словам экспертов, предназначение выписки оказывает непосредственное влияние на содержание бланка.

Выписка из приказа, как правильно оформить:

  1. В первую очередь, указывается название компании. Для заполнения этого раздела необходимо получить информацию из «Устава». В случае с филиалами и представительствами, первостепенно указывается наименование вышестоящего органа, после чего фиксируется название подразделения.
  2. Далее указывается номер, присвоенный приказу при регистрации, а также дата его составления.
  3. «Тело» документа начинается с фразы «Выписка из распоряжения (приказа)».
  4. При заполнении «тела» бланка следует учитывать его особенности. В случае с выпиской из приказа, связанного с деятельностью компании, приводится констатирующая часть основного документа. При составлении документа, касающегося личного состава, из оригинального акта копируется информация, которая идет после слова «Приказываю».
  5. В последнюю очередь заполняется раздел, где указываются сведения о лице, подписавшем распоряжение.

О приеме на работу

выписка из приказа о приеме на работу, образец которой будет приведен ниже, должна содержать сведения лишь об одном труженике, принятом в ряды организации.

при составлении документа необходимо указать информацию о лице, выступающем в качестве работодателя. далее указывается дата приема на работу, должность нового сотрудника и название структурного подразделения.

вышеперечисленная информация должна быть заверена подписью заполняющего бланк и фирменным штампом.

составление и оформление выписки мало чем отличается от выписки из приказа по основной деятельности

об увольнении

в действующем законодательстве отсутствует регламент, согласно которому оформляется этот документ. это означает, что при формировании подобной документации, должностному лицу следует придерживаться общих правил делопроизводства.

образец выписки из приказа об увольнении должен в обязательном порядке содержать информацию о самом предприятии и труженике, с которым прекращены трудовые отношения.

«тело» документа начинается с формулировки «выписка из приказа об увольнении».

данный документ относится к категории актов, посвящённых личному составу компании. это означает, что каждый работник, к которому относится данный бланк, имеет законное право ознакомиться с его содержанием. в шестьдесят второй статье тк рф говорится о том, что данный бланк может быть затребован не только увольняемым сотрудником, но и контролирующими органами.

как правило, необходимость в составлении данного документа возникает при утере или порче трудовой книги.

именно это обстоятельство заставляет труженика обращаться в организации, где ранее велась трудовая деятельность. на основе полученных документов создается дубликат трудовой книги.

помимо этого, необходимость в получении выписки из приказа об увольнении может быть вызвана отсутствием отметки о величине трудового стажа в трудовой книге.

о командировке

выписка из распорядительного акта о командировке должна содержать в себе реквизиты компании, наименование документа, регистрационный номер и дату составления.

далее копируется текст, содержащийся в распорядительной части оригинального акта. составленный бланк должен содержать в себе подпись руководителя компании и её расшифровку.

информация, приведенная в выписке, должна быть заверена фирменным штампом компании.

сроки, установленные для оформления выписок

Для того чтобы получить рассматриваемый бланк, работнику или сотруднику контролирующего органа необходимо составить письменную заявку на имя руководителя организации.

В этой заявке следует указать основания для получения информации, приведенной в распорядительной документации.

Заявка, поступившая от контролирующих органов или самого работника, должна быть в обязательном порядке зарегистрирована в специальном журнале. Этот шаг позволит минимизировать риск возникновения возможных конфликтов.

Согласно действующему законодательству, работодатель не имеет права отказать в оформлении бланка. В Трудовом Кодексе приводится ряд правил, согласно которым оформляется выписка. Срок оформления бланка составляет три дня с момента получения письменной заявки.

Выписка может потребоваться для предоставления в пенсионный фонд либо другие инстанции

Время действия и особенности хранения

В действующем законодательстве отсутствует регламент, ограничивающий срок действия рассматриваемого документа. Это означает, что выписка из приказа, образец которой приведен в данной статье, имеет бессрочный характер.

Если подготовленный акт касается личного состава компании, он должен быть передан в кадровый отдел для хранения вместе с личным делом работника.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что срок хранения документа равен сроку хранения личного дела работника в пределах самой организации.

При каких условиях могут отказать в получении документа

Каждый работодатель должен придерживаться правил, изложенных в нормативно-правовых документах, выпущенных контролирующими органами.

Согласно установленным правилам, каждый работник имеет законное право заполнить заявку о получении выписки из приказа о зачислении в штат, переводе, направлении в служебную поездку или других мероприятиях.

Во второй части шестьдесят второй статьи Трудового Кодекса приводится перечень оснований, которые могут быть указаны сотрудником при составлении заявки. Как уже было сказано выше, срок оформления документа составляет три рабочих дня.

Выводы (+ видео)

В данной статье мы рассмотрели пример составления выписки из распорядительного акта. Этот документ используется в качестве подтверждения различных фактов о личном составе компании и действиях работодателя.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что у контролирующих органов отсутствуют жесткие требования, регламентирующие составление бланка. Однако при создании документа необходимо придерживаться стандартных правил делопроизводственного процесса.

Заполненный бланк должен быть заверен печатью руководителя и фирменным клише.

Источник: https://ktovbiznese.ru/spravochnik/kadry/dolzhnostnaya-instruktsiya/kak-pravilno-oformit-vypisku-iz-prikaza.html

Оформление выписок из приказа

Оформление выписки из приказа

Выписка – это документ аналогичный приказу, но содержащий сведения только об одном сотруднике, устроенном в организацию.

В ней содержатся сведения об организации-работодателе, дате трудоустройства, должности и структурном подразделении трудоустраиваемого работника, ставятся печати и подписи ответственных лиц.

https://www..com/watch?v=ytcopyright

Никаких жестких требований к оформлению выписки нет, главное, чтобы была указана вся вышеперечисленная информация.

Унифицированного бланка выписки из приказа о приеме на работу не существует.

Выписка — это такой же распорядительный документ, сохраняющий все реквизиты организации, но содержащий информацию только об определенном сотруднике.

Как правило, они могут потребоваться в государственные и муниципальные органы (например, для подтверждения стажа при оформлении пенсии) или же в другие органы и инстанции, возможно вышестоящие.

Цели и задачи выписки из приказа

Выписка из документа это официально оформленный бланк организации, который содержит цитату из ранее изданного оригинального документа, включающую все необходимую информацию по определенному вопросу, и надлежащим образом заверенный ответственными должностными лицами.

Ее главная цель заключается в обеспечении ограниченного доступа к данным, которые могут содержать коммерческую тайну фирмы и обеспечение конфиденциальности. Например, при поступлении запроса в компанию, о том работает ли в ней определенный человек или нет, в качестве подтверждения нужно отправить соответствующее распоряжение.

Выписка из приказа о приеме на работу не будет включать информацию об условиях работы и заработной платы, тем более что данные сведения не запрашиваются, и могут составлять коммерческую тайну организации.  Также выписка позволяет упростить процедуру предоставления сведения.

Например, приказ может быть размещен на нескольких листах и касаться деятельности всех структурных подразделений, а требуется предоставить информацию только по одному отделу, которому в этом документе, посвящен только один пункт.

В этом случае эффективнее сделать выписку в несколько строчек, чем дублировать все содержимое распоряжения руководства.

Данный документ может быть по основной деятельности или по личному составу. Первая выписка обязательно содержит преамбулу оригинала, а затем следует необходимая цитата.

 При составлении второго вида документа, вводная часть приказа опускается, остается только распорядительная часть.

 Оформление выписок возлагается на секретарей, делопроизводителей, кадровых работников и других ответственных должностных лиц.

В основном, запросы о выдаче данных бланков поступают от пенсионного фонда, банка, организации, в которой сотрудник работает по совместительству, а также от регулирующих деятельность предприятия органов. В последнее время при заключении договоров и контрактов требуется в качестве подтверждения полномочий руководителя предоставление приказ о его назначении. В этом случае также целесообразней оформлять выписку.

В каких случаях она делается?

В соответствии с частью 1 ст. 62 Трудового кодекса РФ работодатель в обязательном порядке должен предоставлять работнику копии всех документов, связанных с работой, в том числе и о приеме. Это делается по письменному заявлению работника в течение трех рабочих дней.

Если приказ сводный (касается нескольких сотрудников), то его текст будет содержать столько пунктов, сколько человек принимают на работу и иметь большой объем.

В этом случае нет никакой необходимости копировать его целиком, поэтому для экономии времени и сохранения корпоративной этики выписки делаются отдельно на каждого сотрудника.

Как правило, выписка делается по просьбе принятого на работу сотрудника, для предоставления в какую-либо организацию (например, для восстановления трудовой при ее утере, или в отделения ПФ РФ при оформлении пенсии и т.д.).

Информация о трудоустройстве какого-либо сотрудника может быть запрошена у работодателя судебными органами или полицией. Кроме того, в пределах одной организации, часто передается информация о трудоустройстве между разными отделами.

Например, отдел кадров передает документы о трудоустройстве сотрудников в органзацию бухгалтерии для расчета заработной платы.

Как оформить выписку из приказа образец

Приказы о приеме на работу бывают двух видов: по основной деятельности и по личному составу. В зависимости от того, выдержку из какого приказа мы делаем, будет зависеть и оформление, хотя расхождения между ними незначительные.

«Шапка» выписки выглядит абсолютно так же, как и сам приказ. Она содержит следующие реквизиты:

  1. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) располагается в верхней центральной части бланка в соответствии с уставом (положением организации).
  2. Название организации. Это полное наименование, соответствующее учередительным документам организации. Сокращения не допускаются, кроме утвержденных аббревиатур. Если имеется вышестоящая организация, то ее сокращенное название (а при его отсутствии – полное) указывается на бланке выше наименования самой организации – автора документа.
  3. Регистрационный номер. Он остается таким же, как и у приказа. Допускается
    написание, как в печатном виде, так и от руки.
  4. Датируется тем же числом, что и приказ.
  5. Вид документа меняется. Слово «ПРИКАЗ» заменяется на «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА». Пишется по центру, заглавными буквами, точка не ставится.
  6. Констатирующая часть. Если таковая имелась в приказе, то ее приводят полностью. В приказах по личному составу она отсутствует, поэтому пишется лишь слово «приказываю».
  7. Распорядительная часть. В нее входят только пункты, касающиеся того сотрудника (сотрудников), на которого готовится выписка.
  8. Указывается фамилия и инициалы, наименование должности лица, подписавшего приказ. Личная подпись не требуется.

Иногда инспекторы ГИТ, прокуроры или судьи требуют предоставления какого-то
документа, например, приказа о премировании. Но в подобных приказах зачастую указывается не один конкретный работник, а несколько. По запросу предоставляются сведения именно в отношении конкретного работника. Для этого и делается выписка.

Оформляется этот документ на основании оригинала по следующему алгоритму:

  • полностью нужно скопировать шапку и преамбулу приказа, его номер и дату (при этом слово «Приказ» заменяется на «Выписка из приказа»);
  • в распорядительную часть переносится нужный фрагмент приказа;
  • указывается должность, инициалы и фамилия подписанта приказа (без личной подписи);
  • заверяется выписка словом «Верно», датируется, закрепляется печатью и визируется либо кадровиком по доверенности, либо директором.
[ads-pc-2] [ads-mob-2]

Порядок составления выписки:

  • Она оформляется так же как и сам приказ на фирменном бланке, содержащем название компании, ее реквизиты, адрес и телефон. Обязательно указывается наименование «Выписка из приказа».
  • Она должна содержать место, дату составления, а также номер и заголовок оригинала.
  • В документе повторяется вводная часть приказа, а также распоряжение («приказываю»). Далее в соответствии с запросом из распорядительной части документа выбираются необходимые пункты, и точно повторяется в выписке.
  • Потом заносятся так же как и в основном приказе должность, личные данные, лица, подписавшего его. Заново руководителю расписываться не надо, вместо его визы указывается слово «подпись».

Далее специалист сличает два документа, и после проверки ставит либо «Верно», либо «С оригиналом сверено», дату, а потом подписывает документ, расшифровывая свою должность, Ф.И.О. Выписку надо заверять печатью организации.

Строго определённого порядка оформления нет, но есть несколько пунктов, которые обязательно должны быть указаны:

  • название предприятия;
  • дата;
  • место составления;
  • подпись ответственных лиц, которые вправе заверять подобные документы.

Выписку можно напечатать, написать от руки, либо отксерокопировать нужный кусок и допечатать на него нужные данные. Самое главное — наличие «живой» подписи уполномоченного сотрудника.

Использовать можно фирменный бланк предприятия или обычный лист. Как правило, кадровые службы компаний выбирают первый вариант, поскольку на бланке уже содержится часть нужной информации.

Чаще всего компании составляют документ в таком виде:

  1. Полностью копируется шапка, преамбула, номер и дата издания (только вместо слова «Приказ» пишется «Выписка из приказа»).
  2. Переносится часть текста, в которой содержится запрошенная информация.
  3. Указывается должность и ФИО человека, который приказ подписывал (сама личная подпись не копируется).
  4. Далее пишется слово «Верно», ставится дата и подпись удостоверяющего лица (с указанием должности и ФИО).

Поскольку с 2016 года юридические лица вправе (а не обязаны) иметь печати и штампы, то в случае, если организация продолжает использовать в своей работе печать, можно заверить копию после оформления оттиском. Это будет уместно, поскольку банковские сотрудники и госслужащие часто настаивают на наличии печати.

Период действия и хранения выписки из приказа

В законодательстве не установлен срок действия, поэтому по умолчанию считается бессрочным. Срок хранения зависит от того, откуда были взяты сведения.

Так, приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 утверждён Перечень типовых архивных документов. В пункте 656 этого Перечня сказано, что личные дела, в том числе заявления, копии приказов, должны храниться 75 лет. Но если сделанная выписка относится к документам, которые не входят в состав личных дел, то храниться она будет только пять лет (п. 665 Перечня).

Выписка – это выдержка, «сокращенная копия» приказа о трудоустройстве.

У нее нет срока действия и законодательно он не предусмотрен.

Выдается она бессрочно и может быть предоставлена в запрашивающий орган по прошествии любого времени с момента выдачи.

Это объясняется тем, что датируется выписка тем же числом, что и приказ о приеме на работу. Другой датой этот документ выдан быть не может.

Выписка из приказа о приеме на работу – важный кадровый документ, который не должен содержать ошибок.

К его заполнению нужно отнестись очень внимательно, так как последствия для трудоустроенного сотрудника, в случае допущения неточности, могут быть крайне неприятными.

Особенно это касается вопросов подтверждения трудового стажа при выходе на пенсию. Еще раз самостоятельно просмотрите документ при получении. И только убедившись в его правильности, передавайте в место, откуда поступил запрос.

Нет никакого регламентирующего документа, который бы говорил о сроках действия выписок из приказа о приеме на работу, следовательно, они являются бессрочными.

Сроки хранения выписок из приказа о приеме на работу зависят от того, в каком деле они хранятся.

Так, например, в личных делах они будут храниться постоянно. Отдельно формировать дело с выписками не имеет смысла, так как уже имеется дело с самими приказами.

https://www..com/watch?v=ytabout

Итак, оформляя выписку из приказа о приеме на работу, следует быть очень внимательным, как и с любым кадровым документом. Но если соблюдать все нормы кадрового делопроизводства, то в этом нет ничего сложного.

Источник: https://kosago.ru/alyans/oformlenie-vypisok-prikaza/

Как правильно оформить выписку из приказа в 2019 году – образец скачать, о приеме на работу, по личному составу, для школы, об увольнении

Оформление выписки из приказа

В любой организации, независимо от ее размеров и вида деятельности, все структурные подразделения и отделы связаны между собой. В связи с этим часто возникают ситуации, когда один документ необходим нескольким сотрудникам одновременно. В такой ситуации составляется выписка из приказа.

При ее оформлении должны быть соблюдены все требования действующего законодательства, в противоположном случае сведения, указанные в выписке, будут признаны недействительными.

Что это такое

Выписка представляет собой документ аналогичный приказу, но в ней указывается лишь та информация, которая необходима адресату. Чаще всего в выписку включается лишь один пункт, касающийся конкретного работника, например, о назначении на новую должность или о том, что трудовой договор был расторгнут.

Данный документ имеет равную приказу юридическую силу, из-за чего необходимо строго придерживаться правил его оформления.

Большинство документов, которые являются обязательными к выдаче, содержат копии, но не выписки. Однако, работник в любой момент может попросить выписку из документа, если он имеет отношение к трудовой деятельности гражданина в конкретной организации.

При этом, в соответствии со ст.62 ТК РФ, работодатель обязан предоставить сотруднику выписку при первой просьбе.

В каких случаях требуется

Чаще всего выписка предоставляется по просьбе работника, которому она необходима для предоставления в какую-либо организацию, например, при оформлении пенсии. Кроме этого, ряд государственных служб могут потребовать у организации предоставление информации по конкретному работнику.

С помощью выписку адресат может получить только конкретные сведения, что освобождает от необходимости создания и заверения отдельной копии. Данный вид документа особенно удобен, если приказ содержит большой объем, а информация необходима лишь по конкретному пункту.

Кроме этого, большинство документом в организации хранятся лишь в одном экземпляре, а копирование невозможно по ряду причин, например, из-за содержания конфиденциальной информации или из-за невозможности копирования в связи с плохим состоянием архивного документа.

Также выписка из приказа может потребоваться при:

  • необходимости подтверждения информации о приеме на работу или увольнении сотрудника, если таковой записи в трудовой книжке нет, она испорчена или утеряна;
  • подтверждении рабочего стажа для подсчета пенсионных начислений;
  • начислении премии работнику;
  • запросах из государственных органов.

Кроме этого, в больших компаниях выписки из приказов часто используются при необходимости оформления информации по конкретному сотруднику сразу в нескольких отделах, например, в бухгалтерии и отделе кадров.

Чем отличается от копии

Большинство людей принимают выписку и копию за один вид документа. Однако, копия содержит всю информацию из приказа, а в выписке отражаются лишь те пункты, которые необходимы человеку.

При этом, предварительно копию необходимо заверить, только после этого она будет наделена юридической силой. Выписка же обязательное заверение ответственного лица не требует.

Как получить

Для получения выписки гражданину необходимо составить соответствующее письменное заявление. В нем необходимо точно указать, какую информацию, из какого приказа и для каких целей следует предоставить.

При этом, заявление должно быть завизировано у секретаря. Это позволит избежать конфликтных ситуаций в случае потери документа или при возникновении разногласий.

Стоит учесть, что сотрудник может потребовать предоставление выписки, как из нового приказа, так и из помещенного в архив организации.

На законодательном уровне не закреплена форма, по которой необходимо составлять документ. Однако, важно правильно оформить выписку из приказа, для этого в большинстве организаций разработаны специальные бланки или шаблоны.

Примерный бланк выписки можно скачать по ссылке.

Стоит учесть, что с 2016 года удостоверять документ печатью организации не обязательно, но в большинстве государственных органов до сих пор предъявляют такие требования.

Выписка может быть составлена, как на компьютере, так и напечатана от руки на листе А4. Также допускается сканирование, копирование и печать, главное, чтобы на каждом экземпляре была поставлена подпись ответственного лица. При этом, закон позволяет не производить фиксацию факта выдачи выписки в журнале внутреннего учета документов.

Текст выписки должен быть полностью идентичен содержащемуся в приказе. Наличие каких-либо сокращений, корректировок или дополнений недопустимо. Стоит учесть, что в выписке допускается сокращение преамбулы приказа.

Сам документ в обязательном порядке должен содержать информацию:

  • об организации, выдаваемой выписку. Необходимо указать все реквизиты. Часто для этого используется угловой штамп;
  • о названии документа, из которого будет оформляться выписка;
  • о дате и месте выдачи;
  • о регистрационном номере.

Основное содержание должно включать необходимый пункт приказа. В конце документа в обязательном порядке проставляется подпись ответственного лица.

После подачи заявления сотруднику в течение 3 дней должна быть предоставлена полностью оформленная выписка. При необходимости она может быть отправлена в электронном виде или с помощью заказного письма, что подходит для работающих удаленно сотрудников.

Если работодатель необоснованно отказывает в выдаче выписки, то сотрудник должен потребовать официального ответа, составленного в письменном виде, в котором будет указана точная причина отказа.

Об увольнении

Данный вид документа обычно требуется для бывших работников компании. Для этого необходимо подать заявление в отдел кадров. Такой документ дополнительно должен содержать пункт с отсылкой на статью ТК, которая является обоснованием причины увольнения гражданина.

Стоит учесть, что бывший сотрудник может в любой момент и без указания причин потребовать выписку из приказа о разрыве трудовых отношений.

По личному составу

Фактически выписка по личному составу мало чем отличается от остальных, за исключением того, что вписываются пункты из распределительной части, а не констатирующей.

По запросам такую выписку могут получить как физические лица, так и организации. Но для большинства таких запросов потребуется наличие дополнительных документов, которые подтвердят необходимость выписки.

Выписка по личному составу государственных организаций выдается только по специальному разрешению. В частности это относится к различным службам и госструктурам.

По форме выписка из приказа имеет данные реквизитов основного бланка и подпись с заверительной надписью. Основную часть составляет заголовок и текст.

Для школы

Чаще всего для школы используются выписки из назначения руководящей инстанцией лица на определенную должность в образовательном учреждении.

Происходит это по стандартной процедуре. Единственным моментом является полное совпадение реквизитов с органом образования, который принимает такие решения.

Срок действия

На законодательном уровне срок действия выписки из приказа не предусмотрен. Она является бессрочной и может быть представлена в запрашивающую организацию в любой момент времени после ее получения. Это связано с тем, что выписке присваивается та же дата создания, что и у изданного приказа. Постановка другой даты запрещена.

Выписка из приказа является документом, имеющим равную юридическую силу с другими кадровыми документами. Она позволяет предоставлять лишь ту информацию, которая необходимо адресату без копирования всего документа.

Несмотря на то, что выписка не имеет закрепленной на законодательном уровне формы, в ней должны отсутствовать любые ошибки и неточности. Это связано с тем, что при предоставлении документа, содержащего ошибки, в другие органы его могут просто не принять, что приведет к большим временным затратам.

по теме:

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://juristampro.ru/kak-pravilno-oformit-vypisku-iz-prikaza/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.