+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Кто принимает решение о выделении кадровых документов к уничтожению

Содержание

➤ Способы уничтожения документов

Кто принимает решение о выделении кадровых документов к уничтожению

Расскажем о процедуре и способах утилизации документов, срок хранения которых истек.

Скачайте полезные документы:

Для чего и когда нужно уничтожать документы

В процессе деятельности предприятия образуется много бумаг. Документами подтверждаются все аспекты деятельности компании: финансовой, административной, организационной, кадровой. 

Для каждого вида документов установлены сроки хранения. Например, сроки хранения финансовых документов и документов первичного бухгалтерского учета установлены Налоговым кодексом РФ, законом «О бухгалтерском учете».

Для основной части деловых бумаг, составляющих документооборот предприятия, сроки хранения устанавливают согласно «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года № 558

Памятка: сроки хранения архивных документов

По окончании календарного года и по мере утраты актуальности документы формируют в дела и с текущего хранения передают на архивное хранение. Все деловые бумаги, как находящиеся на текущем, так и на архивном хранении в организации можно разбить на три группы:

  • не подлежащие хранению;
  • временного хранения;
  • постоянного хранения. 

Уничтожение бумажных документов, отнесенных к категории постоянного хранения, невозможно. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за сохранность таких бумаг. В организации они хранятся в специально оборудованных помещениях, чтобы исключить порчу или утрату. Если предприятие ликвидируют, дела с документами постоянного хранения передают в муниципальные архивы. 

А вот бумаги, которые не подлежат хранению или имеют ограниченные сроки хранения, необходимо периодически уничтожать. 

Группы дел по срокам хранения и что с ними делать: подсказка от  журнала «Справочник секретаря»

Обратите внимание! После того, как работник уволился, организация хранит только те документы по личному составу, которые были созданы в период трудоустройства. Все личные документы уволенного сотрудника подлежат унижтожению.

Порядок уничтожения документов

Порядок уничтожения документов, срок хранения которых истек, одинаков для всех организаций независимо от формы собственности.

Он установлен Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях(утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). 

Ежегодно, в начале нового календарного года специально созданная приказом руководителя комиссия проводит экспертизу ценности документов с истекшим сроком хранения.

Образец приказа о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов

Комиссия проводит инспекцию дел, которые хранятся в архиве, и изымает документы, которые подлежат утилизации. Одновременно с этим члены комиссии определяют, не представляют ли эти документы какой-либо ценности: практической, культурной, научной или исторической. Эти дела и бумаги складывают отдельно и затем могут передать на хранение в муниципальный архив, библиотеку, музей. 

Если документ, по мнению комиссии, не утерял своей важности, срок его хранения в архиве организации продлевают. Работодатели вправе увеличивать сроки хранения по сравнению с теми, что установлены нормами закона и отраслевыми регламентами. Но это нужно оговорить в ЛНА. 

Бланк акта об уничтожении документов, не подлежащих хранению

Те документы, которые нужно утилизировать, вносят в перечень — приложение к акту об уничтожении документов, не подлежащих хранению. Если предприятие крупное, такие акты составляют в каждом структурном подразделении. Затем на их основе составляется сводный акт, его утверждает руководитель организации. После этого отобранные бумаги могут быть уничтожены.

Обратите внимание! Подлежат утилизации и включаются в акт об уничтожении только те документы, у которых срок хранения истек до 1 января того года, когда составлен акт.

Памятка: какие документы подлежат уничтожению в 2020 году

2018 год, если срок хранения составляет 1 год;2016 год, если срок хранения составляет 3 года;2014 год, если срок хранения составляет 5 лет;2009 год, если срок хранения составляет 10 лет;1974 год, если срок хранения составляет 45 лет;

Основные способы уничтожения документов: какой выбрать

Основная задача утилизации деловых бумаг с истекшим сроком хранения — невозможность восстановить их в дальнейшем. Эту задачу нужно выполнить независимо от того, какой способ уничтожения документов выберет компания. В настоящее время используется три способа утилизации деловых бумаг. 

Способ 1. Термический. Сжигание— самый простой и дешевый способ избавиться от документа. Он гарантирует невозможность восстановить информацию и не требует сложного дорогостоящего оборудования.

К недостаткам можно отнести запрет на сжигание бумаг на открытом воздухе, действующий в населенных пунктах. Кроме того, сжигание большого количества документов потребует времен и бдительности от исполнителя.

Сшитые в дела документы горят не очень хорошо и нужно следить, чтобы все папки прогорели до основания. 

Памятка: сколько хранить различные документы организации

2. Химический. При этом способе уничтожения документов используют обработку химически активными веществами. Они воздействуют на бумагу, разлагая ее и превращая в однородную массу.

К достоинствам способа относится надежность — после обработки восстановлению документы уже не подлежат. Но он достаточно затратный — нужно специальное оборудование и реактивы.

Кроме того, исполнитель должен строго соблюдать правила техники безопасности. 

3. Механический или шредирование. Для этого способа уничтожения документов используют специальное оборудование — резаки, которые режут бумагу на множество тонких полосок из которых уже невозможно восстановить документы.

Этот способ экологичен и безопасен для окружающей среды и исполнителя, использовать его можно, как силами специалистов компании, так и заключив договор со специализированной организацией.

Привлечение стороннего исполнителя целесообразно при больших объемах документов, подлежащих уничтожению. 

Как подтверждается факт уничтожения документов

Если компания избавляется от бумаг с истекшим сроком хранения своими силами, факт их утилизации подтверждается актом об уничтожении. Его составляют в произвольной форме. Форму утверждают как приложение к Положению или Инструкции о делопроизводстве.

Образец акта об уничтожении документов

Если утилизировать документы поручили специализированной компании, уничтожение документов также нужно подтвердить актом, подписанным руководителем организации-исполнителя. 

Когда сотрудник увольняется, его личные документы и их копии, хранящиеся в личном деле, нужно утилизировать с помощью шредера, без составления акта об уничтожении. 

Чтобы исключить конфликтные ситуации, уничтожить такие документы нужно в присутствии работника. После этого в личной карточке попросите его сделать запись: «Копии личных документов уничтожены в моем присутствии». Он также должен расписаться и указать дату.
Обратите внимание! Запрещено уничтожать документы с истекшим сроком хранения просто разорвав их на части и отправив в мусорную корзину. Также нельзя использовать их как черновики.

Технология уничтожения конфиденциальных и особо ценных документов

При уничтожении документов ограниченного доступа и особо ценных, необходимо исключить возможность ознакомления с ними посторонних лиц, а также неполной утилизации, кражи или подмены. 

Проконтролировать процесс, независимо от того, какие способы уничтожения документов используются, можно, если соблюдены следующие условия:

  • решение об уничтожении приняли коллегиально, в процессе уничтожения участвуют члены комиссии;
  • на каждом этапе утилизации составляют соответствующие акты;
  • комиссия делает отметку об уничтожении в акте только по факту физической и безвозвратной утилизации бумаг.

Без оформления акта, но при коллегиальном участии членов комиссии, могут утилизироваться проекты, черновики и испорченные бумажные и электронные носители конфиденциальной информации, другие незавершенные и второстепенные материалы, образовавшиеся при исполнении конфиденциальных документов. 

ИтогПри выборе способа уничтожения документов с истекшим сроком хранения обеспечьте безопасность их утилизации и невозможность последующего восстановления.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211347-sposoby-unichtojeniya-dokumentov-19-m10

Кто принимает решение о выделении кадровых документов к уничтожению

Кто принимает решение о выделении кадровых документов к уничтожению

09.07.2018

Необходимо указывать действительное количество документов по каждой разновидности без завышения или занижения этой цифры. Даже если количество документов в какой-то позиции ничтожно мало, ее все равно нужно занести в акт о выделении документов на уничтожение.

Если впоследствии будет обнаружено, что количество документов, попавших под уничтожение, не соответствует действительности, сама законность уничтожения документов может быть поставлена под сомнение. Кроме того, это может создать путаницу в самой организации в том случае, если уничтоженный документ фактически будет значиться «живым» согласно документам организации.

Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения

запрашивать от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу; предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

В своей работе ЭК руководствуется правовыми актами, нормативными документами, указаниями Федеральной архивной службы России (далее – Росархив) и учреждениями ее системы, расположенными в субъектах Российской Федерации, а также нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации.

Глава 6Хранение документов по кадровому учету

Выдача документов сотрудникам организации (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с организацией) осуществляется под расписку с разрешения руководителя организации или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам организации на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения.

После того, как отобраны необходимые документы для их последующей передачи в архив, такие документы должны быть надлежаще оформлены. Оформление документов для архива организация может осуществить самостоятельно или обратиться за помощью в специальные организации. Но если документов, которые передаются в архив не очень много, то тогда смысла в посредниках нет.

Хранение кадровых документов

Выдача дел из архива производится под роспись, а изъятие отдельных документов из дела с постоянным сроком хранения допускается только в исключительных случаях, на основании распорядительного документа руководителя организации. Перед изъятием документа необходимо изготовить и заверить его копию, которая должна храниться в деле вместе с актом об изъятии подлинника.

На практике работодатель обеспечивает текущее и архивное хранение кадровых документов на уровне организации, либо после истечения срока оперативного хранения передает их в муниципальный или государственный архив.

Для удобства хранения, поиска и использования кадровые документы систематизируются — формируются в дела еще на стадии делопроизводства.

Наряду с делами применяются другие виды систематизации, например, объединение документов в журналы (книги) или картотеки.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников (если они ведутся).

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем типовых управленческих документов, запрещено. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем типовых управленческих документов, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Рекомендуем прочесть:  Налог на авто в чечне в 2019 году

Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее

Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.

Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя – ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.

25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей.

На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.

Учебно-методическое обеспечение дисциплины(курса)

1.Понятие кадрового делопроизводства. 2. Государственное регулирование кадрового делопроизводства. 3. Регламентация оформления кадровых документов в ГОСТах, унифицированных системах документаций, классификаторах технико-экономической и социальной информации. 4. Современная регламентация создания кадровых документов на уровне министерств и ведомств. 5.

Инструктивно- методические материалы предприятий и организаций по созданию и оформлению кадровых документов. 6. Структура организационно-правовых документов. 7. Требования к составлению организационных документов, процедура их согласования и утверждения, порядок внесения в них изменений и дополнений. 8. Назначение плановых документов, их виды, структура. 9.

Требования к составлению плановых документов, процедура их согласования и утверждения, порядок внесения в них изменений и дополнений. 10. Назначение договорных документов, их виды, структура. 11. Требования к составлению договорных документов, процедура их согласования и утверждения, порядок внесения в них изменений и дополнений. 12.

Различия между индивидуальным трудовым договором и гражданско-правовым договором. 13. Распорядительная кадровая документация, виды и правила составления и оформления. 14. Справочно-информационная документация, виды, правила составления. 15. Учетная кадровая документация, виды, требования к оформлению. 16.Личное дело сотрудника, требования к его оформлению. 17.

Работа кадровой службы по обеспечению сохранности персональных данных работников, Положение о защите персональных данных, согласие работника на обработку и использование его персональных данных. 18. Унифицированные формы документов по учету и использованию рабочего времени. Методы учета использованного рабочего времени. 19.

Условные обозначения видов затрат рабочего времени. 20. Документы, подтверждающие отсутствие на рабочем месте по уважительной причине. 21. Порядок оформления документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность. 22. Кадровый документооборот. 23. Номенклатура дел кадрового подразделения. 24. Сроки хранения кадровых документов.

Особенности работы с документами кратких сроков хранения. 25. Формирование дел и оперативное хранение кадровых документов. 26. Подготовка кадровых документов к сдаче в ведомственный архив, справочно-поисковая система по кадровым документам в архиве 26.Требования архивного законодательства к обеспечению сохранности документов по личному составу. 27.

Управление архивным хранением документов. 28. Правила заполнения и хранения трудовых книжек. 29. Пакет документов при проведении оценки персонала.

30. Перечень документов и порядок их оформления на награждение отраслевыми и государственными наградами.

4. Необходимость оформление личных дел работников регламентирована: 1) ОКУД ; 2) Основными правилами работы архивов организаций ; 3) Правилами внутреннего трудового распорядка ;

4) Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения .

Уничтожение документов

Работа комиссии, как начинается, правило с выделения к уничтожению дел временного хранения срока, в которых в принципе не могут быть документы подшиты постоянного и долговременного хранения. Но с целью факта исключения случайного уничтожения документов, подлежащих хранению дальнейшему, рекомендуется проводить полистную проверку Дела.

  • уничтожение быть должно санкционированным и проводиться в соответствии с требованиями правовых нормативных актов;
  • документы, связанные с предстоящими проводимыми или судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожать не уничтожение;
  • следует документов проводится таким образом, обеспечивать чтобы конфиденциальность любой содержащейся в них уничтожаются;
  • информации все копии документов, разрешенных к включая, уничтожению персональные, страховые и резервные.

Рекомендуем прочесть:  Жилищные Программы Для Молодой Семьи В Москве

Составление акта о выделении к уничтожению документов

Акт о выделении документов к уничтожению может составляться как на документы всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. Перед включением дел в акт на уничтожение обязательно проводится полистный просмотр дел, чтобы исключить малейшую случайность ошибки и не уничтожить документ, срок хранения которого еще не истек.

Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются на переработку организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья; желательно предварительно их измельчить. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Сдача документов на переработку оформляется приемосдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.

На основании акта вносятся изменения в учетные документы архива организации, если документы до уничтожения находились в архиве на хранении и на них были составлены описи.

Уничтожение документов при ликвидации

Формирование дел в связки.

Уничтожение документов путем шредирования 1000 кг/7 000 рублей Уничтожение документов путем сжигания 100 кг/5500 рублей На нашей территории Наименование работ по утилизации Уничтожение документов на нашей территории (с использованием нашего автотранспорта) 300 кг/1800 рублей Уничтожение документов на нашей территории (доставка собственным автотранспортом) 500 кг/1400 рублей Уничтожение документов на нашей территории (доставка собственным автотранспортом) 6-м уровнем секретности 100 кг/5400 рублей Цена включает работу наших грузчиков по разгрузке автотранспорта, уничтожение на нашей территории; предоставление акта об утилизации и всех необходимых закрывающих бухгалтерских документов Что получает наш клиент? В назначенное время и место подъезжают 2 наших специально обученных специалиста-грузчика на надежном грузовике-шредере Составляем акт и договор о оказанных услугах Вы впускаете их к себе в офис Грузчики собирают все что подлежит уничтожению На ваших глазах измельчают документы Машина увозит продукт измельчения Отходы подвергаются переработке Скорость утилизации до 3 тонн в час! Что требуется от клиента? Позвонить нам по номеру +7(499)391-47-01 Мы не берем предоплату и не требуем гарантийных обязательств Показать объект и наблюдать процесс уничтожения Оплатить фактически выполненную работу Контакты Как мы работаем? Утилизация документов в нашей компании – комплексная услуга.

Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим. 3.10.

В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей ­стоимостью чистых активов. Согласно данному постановлению получается, что сдать документы в архив может только организация, которая полностью прекращает свое существование.
Кто принимает решение о выделении кадровых документов к уничтожению Ссылка на основную публикацию

Источник: https://truejurist.ru/kompensatsii/kto-prinimaet-reshenie-o-vydelenii-kadrovyh-dokumentov-k-unichtozheniyu

Уничтожение документов

Кто принимает решение о выделении кадровых документов к уничтожению

В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации.

Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы.

Многие предпочитают проводить уничтожение документов с помощью специалистов со стороны и затрачивают на эти цели неоправданно большие денежные средства.

Так, организация-посредник возьмет за выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения 45 руб. за дело (это типичная цена данного вида работ на сайтах московских фирм).

Например, за 500 дел вы заплатите 22,5 тыс. руб. и дополнительно с вас возьмут за составление акта на уничтожение не менее 2 тыс. руб. или 40 руб. за каждую позицию в акте. Чудовищные суммы.

Лучше потратьте деньги организации как-нибудь более продуктивно.

Порядок уничтожения документов

Итак, существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых.

Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение. Для этого составляется установленной формы акт на уничтожение документов в результате проведения экспертизы ценности документов. Его точное название – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Чтобы определить срок хранения документов и соответственно узнать истек ли он, надо пользоваться номенклатурой дел организации. В случае необходимости можно уточнять сроки по типовым и ведомственным перечням документов, при этом вы имеете право из практических соображений увеличивать сроки хранения и никогда – уменьшать их.

При определении сроков хранения документов вы также руководствуетесь иными существующими требованиями в вашей сфере деятельности, например, в налоговом кодексе, федеральном законе, постановлении правительства РФ и т.п. Тем не менее, подавляющее число документов имеет пятилетний срок хранения, установленный по типовому перечню.

Порядок составления акта

Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. Это нормативное требование следует понимать так: дело 2014 года со сроком хранения «5 лет» можно включить в акт не ранее 2020 года.

В акте на уничтожение перед группой заголовков каждого структурного подразделения пишется название этого подразделения. Нужно заголовки однородных дел вносить под общим заголовком с указанием суммарного количества дел.

Не занижайте и не завышайте число позиций в акте на уничтожение, а также количество дел в позиции, чтобы избежать возможных недоразумений в дальнейшем из-за несоответствия (незаконное уничтожение или наоборот формально дела продолжают числиться в наличии).

Вообще-то согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром. Введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ.

Но если дела пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают.

Пролистайте выборочно только некоторые дела и убедитесь, что они действительно утратили практическое значение.

Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие сведения по номенклатуре дел организации – заголовок дела, крайние даты (самая ранняя и самая поздняя даты), индекс дела.

Наибольшая сложность для неподготовленного человека в области архивного дела это подбор номера статьи со сроком хранения по перечню документов. Но уверяю вас, стоит только погрузиться в работу и с этим тоже не трудно разобраться.

Учитывайте только, что реальный заголовок дела не всегда точно соответствует названию статьи в перечне документов из-за невозможности охвата всего существующего их многообразия. В перечнях документов приводится обобщенное наименование каждого вида документа.

Так что специалист, составляющий акт на уничтожение, может весьма творчески принимать решение к какой конкретно статье отнести каждое дело.

Акт подписывается сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Затем в акте на уничтожение делается отметка о согласовании его экспертной комиссией организации, для этого его надо рассмотреть на заседании и составить протокол заседания экспертной комиссии.

Обратите внимание на порядок утверждения акта, чтобы избежать довольно частой ошибки. Акт об уничтожении документов утверждается руководителем организации:

  • для организаций, передающих документы на государственное хранение (источников комплектования госархивов), только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения описей дел постоянного хранения за этот же период. Это требование существует, так как госархив может потребовать часть документов, отобранных к уничтожению, включить в опись дел постоянного хранения.
  • для организаций, которые не передают документы на государственное хранение (собственно таких подавляющее большинство), после упорядочения документов по личному составу (т.е. в соответствии с нормативными требованиями дела подшиты в твердую обложку, составлены описи) за соответствующий период без согласования с архивными органами.

Затем организация может уничтожать дела, включенные в акт. Использовать эти документы для хозяйственных нужд не разрешается. Так что у вас есть два направления для дальнейших действий.

Как уничтожить

Уничтожить документы можно самостоятельно – сжечь (чревато проблемами с пожарной службой), при помощи уничтожителя бумаг (долго и подойдет только для маленьких объемов). В этом случае вам надо будет составить акт в произвольной форме, чтобы зафиксировать факт уничтожения.

Обычно предназначенные для уничтожения дела передают на переработку (утилизацию) в специализированную организацию.

В этом случае передача документов оформляется приемо-сдаточным актом или накладной, где должны быть указаны дата, количество дел и их вес.

Для обеспечения конфиденциальности передачу дел на переработку и уничтожение документов необходимо проводить под контролем сотрудника организации.

Все изложенное в данной статье о порядке уничтожения документов представлено в образце акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Я надеюсь, что с помощью приведенной информации вы сможете составить акт на уничтожение документов правильно и обойтись без помощи излишних посредников.

Евгения Полоса

К записи 340 комментариев

Источник: http://delo-ved.ru/arhiv/hranenie-i-unichtozenie-dokumentov/unichtozenie-dokumentov.html

Уничтожаем документы с истекшими сроками хранения

При минимальном количестве баллов (1 — 9) зачёт считается несостоявшимся.

Баллы уменьшаются в случае: — ошибки в изложении вопроса – на 3 балла; — за ответы, не подтверждённые конкретными фактами, ссылками на нормативно-правовые акты — на 2 балла; — за отсутствие научной терминологии — на 4 балла; — отсутствие обобщений и анализа по теме ответа — на 5 баллов; — отсутствие выводов — на 4 балла; — незнание руководящих документов и видных учёных источниковедов — на 3 балла; — наводящие вопросы преподавателя — на 2 балла.
Зачёт проставляется студенту, набравшему по всем видам учебной деятельности не менее 70 баллов. В зачётной ведомости отражается как академическая, так и балльная оценки. По последней определяется общий рейтинг студентов по итогам работы в семестре.

Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку. Акт об уничтожении документов Уничтожение дел от момента отбора до отправки в шредер оформляется одним документом – актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

Форма утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в приложении № 21 (Пример 3). Как видно из примера, акт об уничтожении документов условно состоит из двух частей.
Первая представляет собой перечень дел и документов, выделенных для уничтожения, вторая – информирует о том, как именно были уничтожены документы.

Уничтожение кадровой документации

  • Драчук, М. Штатное расписание – первичный документ? /М. Драчук// Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2010.-№11.-С.67-70.
  • Кузнецова, Д., Белицкая, И. Ученический договор / Д. Кузнецова, И. Белицкая // Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2009.-№8.-С. 46-53.
  • Камалова, Е. Как оформить перевод работника на другую работу в соответствии с медицинским заключением /Е. Камалова// Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2010.-№11.-С. 30-38.
  • Коннова, А. Документационное сопровождение подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров в крупной промышленной организации /А.Коннова// Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2009.-№8.-С. 14-22.
  • Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: уч. пособ. для ВУЗов. – МЭИ, 2010. -232 с.
  • Кузнецова Т.В.

Документация, имеющая срок хранения «постоянно», но не указанная в Перечне, в зависимости от результатов ее конкретного изучения принимается на государственное, муниципальное хранение или уничтожается после минования в ней практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» (ЭК) принимают ЭПК архивных органов, учреждений.

После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой «ЭПК», а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным органом, учреждением, если последним при утверждении описей документов постоянного хранения не было вынесено решения о возможности уничтожения остальных документов за соответствующий период.

Кто принимает решение о выделении кадровых документов к уничтожению?

В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим. В случае реорганизации организации, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов организации могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке.

Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных настоящим и ведомственными перечнями сроков хранения документов, является незаконным и влечет за собой согласно Положению об Архивном фонде Российской Федерации ответственность в установленном законом порядке.

12 кто принимает решение о выделении кадровых документов к уничтожению

М.: ФАС России, ВНИИДАД, :2002.-152 С.

  • Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). М.: Госстандарт России, 1994.
  • Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО). М.: Госстандарт России,1993.
  • Постановление Госкомстата № 1 от 05.01.2004 «Унифицированные формы кадровой документации и документации по учету использованного рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда». /см Консультант Плюс/.

Источник: https://dtpstory.ru/kto-prinimaet-reshenie-o-vydelenii-kadrovyh-dokumentov-k-unichtozheniyu/

Списание и уничтожение документов

Физический износ – это изменение свойств техники и оборудования, которое приводит к недопустимому снижению качества и количества выпускаемой продукции.

Главным критерием здесь является невозможность или экономическая нецелесообразность ремонта.

Если ремонт компьютера обойдётся дороже, чем покупка нового (или, по прогнозам технических спецов, вообще не увенчается успехом), то физический износ налицо.

Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии — в государственный архив.

Какие документы можно уничтожить

Основной функцией экспертной комиссии является рассмотрение и принятие решений по вопросам экспертизы ценности. Данная комиссия принимает решения о согласовании и представлении на утверждение описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, описей дел по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли.

И следовать этим нормам обязаны все без исключения работодатели, в том числе и лица, занятые предпринимательской деятельностью.
Некоторые документы перед уничтожением требуют согласования с архивным органом.

В случае, если бухгалтерские документы были уничтожены без соответствующего акта, они считаются утерянными, и требуются расследование причин пропажи.

Для выяснения этого вопроса создаётся специальная комиссия по расследованию, результатом работы которой становится заключение о причинах гибели документов.

Существует специальный Федеральный закон под номером 125, регламентирующий все процессы архивного хранения документации (принятый в октябре 2004 года).

Эти основные положения, приведенные в разд. 9 Основных правил, являются основанием для проведения процедуры передачи дел.

Правила ведения делопроизводства в организациях устанавливаются в общегосударственном масштабе преимущественно в форме государственных стандартов России, типовых инструкций или правил, положений по делопроизводству, унифицированных форм документов, типовой номенклатуры дел, установления типовых сроков хранения документов, правил хранения и утилизации документов.

Если документы в организации уже мешают, стоит задуматься о наведении в них порядка. Сделать это можно лишь одним способом: провести уничтожение документов. Но прежде чем начать уничтожать ненужные документы, задумайтесь, а все ли можно уничтожить? И если можно, то как сделать это правильно и по закону?

Правила ведения делопроизводства в организациях устанавливаются в общегосударственном масштабе преимущественно в форме государственных стандартов России, типовых инструкций или правил, положений по делопроизводству, унифицированных форм документов, типовой номенклатуры дел, установления типовых сроков хранения документов, правил хранения и утилизации документов.

Главными нормативными документами по вопросам сроков уничтожения документов являются Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 2004 года и Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утверждённый в 2010 году.

Сами же уничтожители бумаги (шредеры) отличаются высокой производительностью и справляются с большими объемами документов и дел.

Приказ о создании комиссии по охране труда

Председателем экспертной комиссии назначают одного из руководящих работников организации (как правило, заместителя руководителя).

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

Передачу упакованных дел оформляют с помощью приемо-сдаточного акта или накладной. В них необходимо указать дату передачи, общее количество переданных дел и точный вес груза.

Сотрудники специализированной компании, производившей утилизацию по заказу организации, после проведения всех работ должны выдать заказчику акт по уничтожению документов с истекшим сроком хранения.

Справка Документ составляют в произвольной форме, в нем указывают:

  1. точную дату проведения фактического уничтожения переданных дел;
  2. состав экспертной комиссии, которая непосредственно занималась утилизацией документов.

Приказ о создании комиссии по списанию основных средств

Все, что требуется от архивариуса – проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн.

Все организации, предприятия, учреждения обязаны обеспечивать сохранность документов в порядке, установленном нормативными актами.

Чтобы избежать подобных ошибок в документообороте, были установлены специальные правила для хранения и ведения важных документов, имеющих отношение к трудовой сфере.

Следует отметить, что установленные сроки распространяются на всех без исключения юридических лиц, независимо от того, будут ли передаваться документы в государственные хранилища или нет.

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.

Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества. ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Организация хранения документов общества обеспечивается его руководителем. Подлежащие хранению документы хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества.

Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Процедура списания и уничтожения документов

Документация, имеющая срок хранения «постоянно», но не указанная в Перечне, в зависимости от результатов ее конкретного изучения принимается на государственное, муниципальное хранение или уничтожается после минования в ней практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» («ЭК») принимают ЭПК архивных органов, учреждений.

В деятельности любой организации образуются документы всех трех указанных групп, что неизбежно вызывает вопрос о необходимости уничтожения документов, которые не представляют практического либо научного интереса.

Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества.

Приказ о создании экспертной комиссии

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению .

Сжигание имеет и недостатки:

  1. Сжигание неосуществимо без наличия базы для утилизации, собственной котельной или другой оборудованной спецплощадки.
  2. Если архив сжигается не в специальных высокотемпературных печах, а подручными средствами, высока вероятность того, что отдельные части документов (например, ламинированные) уцелеют.
  3. В большинстве стран мира сжигание признано экологически вредным методом утилизации.

Предложенная вашему вниманию книга основана на личном опыте организации кадрового документооборота практически «с нуля» на уже функционирующем государственном предприятии.

Источник: https://candyshop76.ru/konfiskaciya/10384-kto-prinimaet-reshenie-o-vydelenii-kadrovykh-dokumentov-k-unichtozheniyu.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.