+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как сшить личные карточки уволенных сотрудников

Содержание

Как сшить личные карточки уволенных сотрудников

Как сшить личные карточки уволенных сотрудников

В случае необходимости на одну единицу хранения (дело с личными карточками) может быть составлена внутренняя опись, но государственные и ведомственные архивы наличие внутренней описи для личных карточек требуют очень редко.

На архивное хранение передаются личные карточки сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации. При этом карточки систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри годов — по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников.

Однако, при больших объемах указанных документов и превышении установленных объемов дел в течение года (не более 250 листов в деле и при толщине корешка не более 4 см, включая переплет) производится деление личных карточек на тома.

Также возможны варианты отдельного формирования карточек (по каждой форме — в каждое отдельное дело).

Как правильно хранить личные карточки работников после их увольнения?

Заголовок дела» указываются фамилия, имя и от­чество уволенного работника. Образец оформления внутренней описи дела с личными карточками уволенных работников смотрите в рубрике «Полез­ная документация» на с.
27 журнала.

Личные дела уволенных работников Существует 2 способа формирования личных дел уволенных работников: каждое личное дело уволенного работника подшивается и оформляется отдельно; все личные дела уволенных работников под­шиваются в одно дело по году увольнения.

При первом и втором вариантах формирова­ния личных дел уволенных работников все доку­менты внутри каждого личного дела располагайте в порядке, предусмотренном п.
6 гл.

2 Инструк­ции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постанов­лением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция).

Вопрос по формированию личных карточек работников

Личные дела уволенных работников нумеруйте черным графитным карандашом в правом верх­нем углу. В случае если личные дела каждого уво­ленного работника подшиты отдельно, вам необ­ходимо нумеровать каждое дело самостоятельно.

Если личные дела уволенных работников сброшю­рованы в тома по году увольнения, то все докумен­ты этого тома нумеруются валовым порядком. Принцип нумерации одинаков для всех личных дел независимо от способа формирования дела.

Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как 2 листа. Лист с наглухо наклеенными документами (фото­графиями, вырезками, выписками и др.) нумерует­ся как один лист.

Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело.

Хранение личных карточек

Порядок подготовки документов для их передачи в архив приведен в Основных правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. При этом коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно (абз.

3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Указанные организации вправе разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его в своих внутренних документах, например в Статья о том, как заполнить личную карточку работника поможет вам не допускать ошибок в работе.

Положении об архиве (ч. 1 ст. 8 ТК РФ). Также отметим, что личные карточки относятся к той категории дел, для которых п. 3.6.3 Основных правилах, установлено требование проведения их полной обработки (описания): нумерация листов, оформление листа-заверителя, обложки, переплет и т.п.

Например, сначала располагается карточка «Авакумов Ми­хаил Александрович», далее — карточка «Акунин Борис Леонидович» и т.д. Этот принцип распро­страняется на все документы, при систематизации которых используется алфавитный принцип.

При объеме документов более 250 листов дело делят на самостоятельные тома, документы каж­дого тома являются продолжением предыдущего по алфавиту фамилий. Например, первый том содержит личные карточки на буквы А-К, второй том — на буквы Л-П, третий — на буквы Р-Я.

Лис­ты каждого тома с личными карточками нумеру­ются самостоятельно, в каждом томе составляются внутренняя опись документов и лист-заверитель. Пример оформления обложек дел, сфор­мированных в тома, с личными карточка­ми уволенных работников смотрите в руб­рике «Полезная документация» на с. 26-27 журнала.

При составлении внутренней описи в разд.

Личная карточка — документ, содержащий персональные данные работника.

Согласно существующим требованиям личная карточка сотрудников организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Эта рекомендация может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими хранение документов по кадрам.

В статье рассмотрены особенности оформления сдаточной описи на весь комплект дел по личному составу за конкретный год вместе с приказами по личному составу, личными делами и другими документами по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, а также частный случай этой практики — оформление описи личных карточек для сдачи в архив в случае, если за год уволился только один человек.
Личные карточки относятся к унифицированным формам документов первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Установлены две формы личных карточек: форма N Т-2 и форма N Т-2 ГС(МС). Форма N Т-2 ГС(МС) заводится на государственных служащих, форма N Т-2 — на всех остальных сотрудников. Личная карточка содержит персональные данные сотрудника (дата и место рождения, образование, место жительства и т.п.) и заполняется при поступлении его на работу. В течение трудовой деятельности работника в личную карточку вносятся сведения о назначении его на должность, перемещениях по должности, отпусках, увольнении. Личная карточка еще и потому важна, о чем опытные кадровики хорошо знают, что связана она с ведением воинского учета. И это в значительной степени обуславливает необходимость формирования личных карточек в виде картотеки.

Читать еще:  Задержка оплаты по договору дду
Ведение такой картотеки установлено Инструкцией Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации по ведению воинского учета в организациях, официально не опубликованной и поэтому имеющей скорее рекомендательный характер, а также Положением о воинском учете, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. N 719 (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.04.2008 N 277) (рис.

1). Пример. Раздел III Положения о воинском учете (извлечение): 30. В целях обеспечения постановки граждан на воинский учет по месту работы работники, осуществляющие воинский учет в организациях: … б) заполняют личные карточки в соответствии с записями в документах воинского учета.

Темы:

  • Кадровое делопроизводство
  • Вопрос Как правильно хранить личные карточки работников после их увольнения? Хранятся ли карточки Т-2 вместе с документами личного дела? Ответ Личные карточки относятся к унифицированным формам документов первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Личная карточка содержит персональные данные сотрудника (дата и место рождения, образование, место жительства и т.п.) и заполняется при поступлении его на работу.

    В течение трудовой деятельности работника в личную карточку вносятся сведения о назначении его на должность, перемещениях по должности, отпусках, увольнении. Срок хранения личных карточек уволенных сотрудников составляет 75 лет. В связи с тем, что в личных карточках содержатся персональные данные сотрудников, то свободный доступ персонала к этим документам должен быть исключен.

    Срок хранения личной карточки

    Источник: https://45jurist.ru/trudovoe-pravo/kak-sshit-lichnye-kartochki-uvolennyh-sotrudnikov.html

    Как сшивать личные карточки работников

    Как сшить личные карточки уволенных сотрудников

    Заголовок документа» указываются фамилия, имя, отчество уволенного работника. Необходимо уточнить, что при заведении личного дела работни­ка составляется внутренняя опись дела по форме, предусмотренной Инструкцией в приложении 1.

    Форма внутренней описи дел, рекомендован­ная для всех видов документов Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.

    2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству), имеет иное расположение реквизитов.

    Поэтому при за­ведении личного дела нужно использовать форму внутренней описи, рекомендованную Инструк­цией, но при подготовке личных дел к передаче в архив и брошюровке их в тома необходимо соста­вить внутреннюю опись дел по форме, предусмот­ренной Инструкцией по делопроизводству. Лист-заверитель размещается в конце тома.

    Внимание

    Фея [e-mail скрыт] Россия, Красноярск #85[263902] 19 октября 2011, 6:01 мдя я личные карточки держу в личных делах, нет у образовательных учреждений денег на дополнительные папки.

    у знакомых была ГИТ на проверке, дык вообще сказали, чтоб они завели ящик с отделами спецательный Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Светлана-Омск [e-mail скрыт] Российская Федерация, Омск #86[263908] 19 октября 2011, 6:52 А у нас папки с личными карточками стоят в обыкновенном шкафчике…за стеклом… Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

    Фея [e-mail скрыт] Россия, Красноярск #87[263924] 19 октября 2011, 7:48 у меня они в сейфе страаашном 195…какого-то года стоят.

    Голосование:

    Уверенность в правильности рекомендации придает тот факт, что при прекращении деятельности организации негосударственной формы собственности или государственной организации, не имеющей право­преемника или вышестоящей организации при передаче документов в городской или районный архив на государственное хранение, требуется среди документов 75-летнего срока хранения пере­дать также трудовые договоры и контракты. Автор считает это требование городских и рай­онных архивов правильным, так как трудовые дого­воры и контракты в дальнейшем могут послужить основанием для выдачи гражданам справок соци­ально-правового характера, подтверждающих факт, место и стаж работы гражданина в организации. Если трудовые договоры и контракты включе­ны в состав личных дел, тогда они просто распо­лагаются в личном деле среди других документов в порядке, предусмотренном Инструкцией.

    Можно ли заполнять на компьютере и распечатывать листы карточки т-2?

    Код личной карточки по ОКУД 0301002. В личную карточку согласно ст.

    65 ТрК РФ заносятся данные на основании документов, которые работник должен принести с собой при устройстве на работу:- паспорт;- трудовую книжку (или ее копию — для совместителей);- СНИЛС (страховое свидетельство);- ИНН (свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции);- военный билет (для военнообязанных);- документ об образовании (диплом, свидетельство, курсы и т.п.

    ), подтверждающий наличие специальных для работы знаний. Помимо этих данных, личная карточка содержит сведения, которые заполняются на основании информации, предоставленной самим работником. Личная карточка Т-2 бланк скачать здесь. Заполнение личной карточки (инструкция) здесь.
    Как рассчитать отпускные правильно и успеть отдохнуть.

    Совет редактора: в личной карточке не рекомендуется замазывать и заклеивать уже имеющуюся информацию, освобождая таким образом раздел для дальнейшего заполнения. Ситуация: Может ли организация вести личные карточки сотрудников в электронном виде (не распечатывая) Нет, не может. В действующем трудовом законодательстве нет запрета на ведение личных карточек сотрудников в электронном виде.

    Однако реквизиты самой карточки предусматривают подтверждение подписью сотрудника вносимых данных, что делает ведение личной карточки в электронном виде невозможным.

    В частности, подпись сотрудника потребуется при заполнении раздела «Прием на работу и переводы на другую работу». С каждой записью, вносимой в данный раздел, организация обязана ознакомить сотрудника под подпись в графе 6.

    Такой порядок установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

    С увольнением сотрудника карточку закройте, но продолжайте хранить в организации. Раздел «Отпуск» В разделе «Отпуск» личной карточки зафиксируйте все виды отпусков (ежегодный, учебный, без сохранения зарплаты и т. п.).

    Имейте в виду, что в графе «Период работы» в любом случае нужно указать полный рабочий год, за который предоставляется отпуск.
    В качестве основания выступает либо график отпусков, либо приказ об отпуске.

    Совет редактора: если сотрудник берет часть ежегодного оплачиваемого отпуска, то в графе «Вид отпуска» сделайте об этом отметку. Кроме того, отмечайте в личной карточке момент, когда отпуск за данный рабочий год использован полностью. Это поможет вам точнее учесть отпуска.

    Ситуация: Как внести запись об отпуске, если свободные строки в личной карточке закончились Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

    Как сшить личные карточки работников за несколько лет

    Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков.

    Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.

    000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны.

    Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи.

    И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

    Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума.

    Как прошить личные карточки работников

    В процессе ведения данной карточки законодательство не запрещает для удобства скреплять ее металлическими скрепками, степлером и т.д. Однако, личные карточки уволившихся сотрудников передаются на хранение в архив.

    При этом, в соответствии с пунктом 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. сказано, что при подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

    Важно

    Таким образом, можно сказать, что скреплять личную карточку ф. Т-2 в процессе использования Вы можете любым удобным для Вас способом. Однако, при подготовке карточки для сдачи в архив, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

    В связи с чем можно предложить сшивать документы ниткой.

    N Т-2) │ │ │ ││ │└───┴───────┴─────────────────────┴────────────────┴─────────┴──────────┘│ │ │ │ В данный раздел описи внесено 1 (одна) ед. хр., │ │ с N 1 по N 1 │ │ │ │ Специалист I категории отдела кадров Н.А.

    Иванова │ │ │ │ 21.06.2009 │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Литература 1.

    Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв.

    Источник: https://advokat-na-donu.ru/kak-sshivat-lichnye-kartochki-rabotnikov/

    Как сдавать в архив личные карточки уволенных сотрудников

    Как сшить личные карточки уволенных сотрудников

    Хранение личных дел уволенных сотрудников должно быть организовано не по ФИО сотрудников, а по порядку с учетом дат оформления приказов. Все приказы за год в иерархии по номерам сшиваются, снабжаются описью и отправляются в архив с сортировкой по годам. Давайте посмотрим, какие именно документы регламентируют такую систему архивирования документов.

    • 1 Архив личных дел уволенных работников
      • 1.1 Порядок организации хранения личных дел
    • 2 Сроки хранения личных дел уволенных работников

    Архив личных дел уволенных работников Номенклатурные дела для целей архивации документов следует открывать по каждому наименованию. К примеру, в одной папке хранить документы на отпуск, в другой – приказы на увольнение, а в третьей – основания для переводов и поощрений. Главное складывать и сшивать все бумаги в хронологическом порядке.

    Внимание

    Эта рекомендация может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими хранение документов по кадрам.

    В статье рассмотрены особенности оформления сдаточной описи на весь комплект дел по личному составу за конкретный год вместе с приказами по личному составу, личными делами и другими документами по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, а также частный случай этой практики — оформление описи личных карточек для сдачи в архив в случае, если за год уволился только один человек.

    Передача личных карточек работников на архивное хранение

    Документы в него помещаются в порядке их поступления.

    В личное дело включаются:- анкета (личный листок по учету кадров);- копии документов, подтверждающих квалификацию работника (копии дипломов об окончании учебного заведения, свидетельств о дополнительном профессиональном образовании, свидетельств о повышении квалификации, дипломов о присвоении ученых степеней и званий и др.); — копия страхового пенсионного свидетельства;- трудовой договор;- копия приказа о приеме работника на работу;- опись документов, имеющихся в личном деле.По мере изменения положения работника в организации личное дело пополняется копиями приказов по личному составу, документами об аттестации, повышении квалификации и др.В начало дела помещается внутренняя опись его документов, которая является учетным документом личного дела. Внутренняя опись составляется по установленной форме (приложение).

    Порядок подготовки дел к передаче в архив

    Таким образом, личные карточки относятся к той категории дел, для которых п. 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением коллегии Росархива от 06.02.

    2002 [3] (далее — Основные правила), установлено требование проведения их полной обработки (описания): нумерация листов, оформление листа-заверителя, обложки, переплет и т.п.

    В случае необходимости на одну единицу хранения (дело с личными карточками) может быть составлена внутренняя опись, но государственные и ведомственные архивы наличие внутренней описи для личных карточек требуют очень редко.

    На архивное хранение передаются личные карточки сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации. При этом карточки систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри годов — по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников.

    Архив личных дел уволенных работников

    В целях сбора, хранения и обработки сведений, содержащихся в личных¦¦карточках граждан, подлежащих воинскому учету, организации и их ¦¦должностные лица: ¦¦а) определяют граждан, подлежащих постановке на воинский учет по месту ¦¦работы и (или) по месту жительства, и принимают необходимые меры к ¦¦постановке их на воинский учет; ¦¦б) ведут и хранят личные карточки граждан, поставленных на воинский ¦¦учет, в порядке, определяемом Министерством обороны Российской ¦¦Федерации. ¦L———————————————————————— Рис. 1 Личные карточки относятся к категории дел временного (свыше 10 лет) хранения. Согласно ст. 339 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций [1] (далее — Типовой перечень), срок хранения личных карточек составляет 75 лет. Кроме этого, в документе рядом со сроком хранения есть пометка ЭПК (рис. 2). ————————————————————————¬¦Приме𠦦Из п.

    Такой порядок следует из пункта 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 3.6.7

    Важно

    Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно (ст.

    656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Ревизия личных дел Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию. Результаты такой проверки оформите актом (например, за образец можно взять форму, приведенную в приложении 56 к приказу ФТС РФ от 18 октября 2004 г.
    № 160).

    При больших объемах указанных документов и превышении установленных объемов дел в течение года (не более 250 листов в деле и при толщине корешка не более 4 см, включая переплет) производится деление личных карточек на тома. Также возможны варианты отдельного формирования карточек (по каждой форме — в каждое отдельное дело).

    проблема, с которой сталкиваются архивисты при приеме личных карточек от кадровых служб организаций, — отсутствие сведений об увольнении сотрудников (дат увольнения и оснований к ним): к сожалению, кадровики иногда забывают указывать эти сведения в личных карточках. В процессе ведения личных карточек может возникнуть такая ситуация, когда в связи с отсутствием свободного места для заполнения тех или иных разделов карточки приходится заводить новую.
    В этом случае архивному хранению подлежат обе карточки.

    Как сдать в архив личные карточки уволенных сотрудников

    В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами, валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. 3.6.9.

    Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно. 3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

    Источник: http://kodeks-alania.ru/kak-sdavat-v-arhiv-lichnye-kartochki-uvolennyh-sotrudnikov/

    Как сшивать личные дела уволенных сотрудников – Бизнес, законы, работа

    Как сшить личные карточки уволенных сотрудников

    Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые. Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись. В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается.

    Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится. Заключение Если вы индивидуальный предприниматель, то личные дела на своих сотрудников можете не вести.

    Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.

    Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

    • Все личные дела на сотрудников ведутся на бумаге и складываются в папки с последующей прошивкой и нумерацией
    • На обложках каждой вновь сформированной папки проставляются порядковые номера и количество находящихся там дел
    • В отделе кадров текущему хранению подлежат только папки с документами фактически работающих сотрудников
    • Все папки с бумагами уволенных следует сдать в архив и хранить их по датам и внутри дат по алфавиту по возможности

    ВАЖНО: текущее и архивное хранение должны быть организованы в специальных шкафах, не доступных влаге и огню. Сроки хранения личных дел уволенных работников Период, в течение которого обязательно хранить документы, определяет законодатель.

    Основные правила закреплены Коллегией Росархива 6 февраля 2002 года.

    Как правильно подготовить личное дело уволенного сотрудника к архивированию?

    К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

    Внутренняя опись подписывается ее составителем.

    Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

    Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
    3.6.18.

    Архивация личных дел уволенных сотрудников

    Помощь: Подготовка личных дел, оформленных с нарушениями, к сдаче в архив — некоторые личные дела отсутствуют; — на работников, которые работали по совместительству, а впоследствии принимались на постоянную работу, не были заведены новые дела. Устранить некоторые нарушения (например, получить заявление от работника, который уже давно уволен) не представляется возможным.

    Как поступить сотрудникам подразделений при подготовке таких дел к сдаче в архив? Какие документы необходимо оформить? Должны ли быть сделаны какие-то отметки в личных делах, оформленных с нарушениями? — подшивку или переплет; — нумерацию листов; — составление заверительной надписи; — составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях); — оформление реквизитов обложки дела.

    Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела. Журнал регистрации: как вести Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников.

    Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. каждой графы можно менять в зависимости от организации.

    В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.

    Важно

    Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания». Электронное личное дело Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства.

    Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью.

    Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

    Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков. Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства.

    Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

    Условия хранения документов Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы).

    Госархив как сдать личное дело работника

    При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. 3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. 3.6.6.

    При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

    3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела. 3.6.8.

    Оформление личных дел уволенных во внутренний архив

    Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель дела подписывается его составителем.

    Источник: https://novdmt.com/kak-sshivat-lichnye-dela-uvolennyh-sotrudnikov/

    Как составляется архив личных дел уволенных работников

    Как сшить личные карточки уволенных сотрудников

    После увольнения сотрудников на предприятии в отделе кадров должны знать, как правильно и в течение какого времени следует сохранять документы.

    Организуют процесс хранения личных дел рабочих, покинувших организацию, не по их фамилии, имени, отчеству, а по порядку согласно датам составления приказов.

    Далее их аккуратно сшивают за год по номерам, прикладывают опись и передают в архив личных дел уволенных работников с распределением по годам.

    Потребность в архиве

    Дела для передачи документов в архив формируют по наименованиям в разные папки. Сделать это нужно правильно. В одной папке можно хранить данные на отпуска, а во второй должны находиться документы на увольнения.

    https://www.youtube.com/watch?v=wM6Z5ev8lO8

    Отдельно сотрудник кадровой службы укладывает основания для переводов и награждений.

    Но складывать и сшивать документы для формирования архива уволенных сотрудников нужно в последовательном порядке. Хранить полагается не менее 75 лет. В процессе архивации документы подразделяют с учётом нормативных сроков хранения. После завершения каждого года необходимо сшивать все приказы и заархивировать личные карточки работников, уволенных с предприятия.

    Затем документы опечатывают и представляют архивариусу. За неимением картотеки можно запереть папки в несгораемый шкаф. Документы уволенных сотрудников следует хранить отдельно от работающих.

    Юридические лица, обычные граждане и государственные служащие обязаны обеспечивать целостность сведений о ранее работающих сотрудниках за определённый период. Представители компаний и граждане вправе запрашивать информацию для получения доступа к обращению в архив личных дел сокращённых работников.

    Сотрудники кадровой службы безвозмездно выдают справки и копии документов для предъявления в пенсионный фонд, органы социальной защиты населения для получения льгот.

    Имеющиеся данные также используют в роли вещественных доказательств. Затем изъятые ранее документы отдают владельцу.

    Формирование личного дела

    Порядок сбора информации о работниках строго регламентирован. В состав документации должны входить:

    • Анкета и резюме.
    • Личный листок отдела кадров.
    • Характеристики на сотрудника.
    • ИНН, страховое свидетельство.
    • Трудовой договор.
    • Приказы о переводе, отпусках и командировках.

    Необходимо знать, как хранить личные дела уволенных сотрудников. Так, личную карточку работника, созданную по принципу досье, в кадровой политике компании оставляют до конца рабочего года. В течение трёх лет после ухода из организации документы проходят архивно-техническую обработку. После этого их передают в архив учреждения.

    Хранить документы в архиве можно, если имеется годовая опись. Отдел кадров собирает список работников, ушедших с предприятия за определённое время. На обложке каждого дела ставится дата увольнения.

    Систематизация хранения

    По инструкции сдать в архив можно только подлинники документов. Ксерокопии разрешается оставлять в виде приложений к приказам на приём, увольнение или перемещение. Хранить личные карточки рабочих следует по правилам:

    • Карточки на бывших работников ведутся на бумаге.
    • Их складывают в папки с дальнейшей нумерацией и прошивкой.
    • На обложке любой созданной папки ставятся номера и число имеющихся в ней дел.
    • В отделе кадров можно хранить карточки сотрудников, работающих по настоящее время.
    • Все личные карточки уволенных из организации служащих кадровик сдаёт в архив и хранит их по датам, а внутри дат распределяет по алфавиту.

    Хранение организовывают в специальных шкафах, чтобы уберечь от воздействия огня и влаги.

    Законодательством установлено время, за которое документы положено сохранять. Главные правила утверждены ещё в феврале 2002 года Коллегией Росархива.

    Правила создания архивного фонда на бумаги с периодом хранения менее десяти лет не распространяются. Личные дела уволенных граждан хранят следующим образом:

    • Трудовые договоры, карточки и личные дела сберегают 75 лет.
    • Данные о приёме и перемещении — 5 лет.
    • Анкеты — не менее 12 месяцев.
    • Выписки из отчётов — 75 лет.
    • Списки работников — также 75 лет.
    • Информативные данные о тарифах и окладах — 10 лет.
    • Акты учёта трудовых книжек — 36 месяцев.
    • Заявления на замещения сохраняют 3 года.

    Дела уволенных работников передают в архив. Оформление их происходит после окончания года. В зависимости от времени хранения и ценности документов дела можно оформить полностью или по упрощённой схеме.

    Документы руководителей, управляющих и лиц, имеющих степени и награды, хранятся бессрочно, тогда как личные карточки уволенных работников, не занимающих руководящих должностей, хранятся 75 лет.

    Источник: https://trud.help/docs/arhiv-lichnyih-del/

    Как правильно подшить карточки т 2 для сдачи в архив

    Как сшить личные карточки уволенных сотрудников

    В конце года, приказы по прошлому году, личные карточки Т-2 на уволенных прошиваются, описываются, опечатываются и передаются в архив архивариусу (или в отдельный шкаф). Каждый документ должен быть в своём в номенклатурном деле.

    Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках.

    Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников (если они ведутся).

    Порядок организации текущего хранения личных дел следующий: личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников.

    Как сшивать личные карточки работников

    Внутри дела договоры и контракты лучше все­го располагать по алфавиту фамилий работников, чтобы сделать в будущем поиск необходимой ин­формации оперативным. Эту категорию докумен­тов необходимо оставить на хранение на срок 75 лет.

    Инфо В связи с этим в каждом деле следует со­ставить внутреннюю опись документов по форме, предусмотренной для всех категорий документов с 75-летним сроком хранения.

    В разделе «Заголо­вок дела» будут указаны фамилия, имя, отчество работника.

    Все остальные элементы оформления дела соответствуют общепринятым нормам, о ко­торых мы рассказывали выше.

    Как сделать архив карточек т 2 описи

    Где хранить личные карточки? Они хранятся в шкаф. Шкаф закрывают на ключ для исключения свободного доступа посторонних лиц и работников к этим документам.

    Как располагаются личные карточки?

    Они распределяются по структурным подразделениям, внутри каждого — пофамильно по алфавиту до третьей буквы при помощи разделителей.

    Внимание При увольнении работника личные карточки изымаются из списка работающих и хранятся отдельно, распределившись по годам увольнения, а внутри каждого года — по алфавиту.

    Сроки хранения личных карточек на уволенных работников: в кадровой службе — 1 год (возможно до трех лет).

    После чего они передаются в архив предприятия. Общий срок хранения карточек – 75 лет.

    Как сшивать личные карточки уволенных работников в архив

    нумерация листов, оформление листа-заверителя, обложки, переплет и т.п.

    При этом карточки систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри годов — по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников.

    В целях сбора, хранения и обработки сведений, содержащихся в личных¦¦карточках граждан, подлежащих воинскому учету, организации и их ¦¦должностные лица: ¦¦а) определяют граждан, подлежащих постановке на воинский учет по месту ¦¦работы и (или) по месту жительства, и принимают необходимые меры к ¦¦постановке их на воинский учет; ¦¦б) ведут и хранят

    Как сдавать в архив личные карточки уволенных сотрудников

    Главное складывать и сшивать все бумаги в хронологическом порядке.

    Инфо Личная карточка — документ, содержащий персональные данные работника. Согласно существующим требованиям личная карточка сотрудников организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

    Внимание Эта рекомендация может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими хранение документов по кадрам.

    В статье рассмотрены особенности оформления сдаточной описи на весь комплект дел по личному составу за конкретный год вместе с приказами по личному составу, личными делами и другими документами по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, а также частный случай этой практики — оформление описи личных карточек для сдачи в архив в случае, если за год уволился только один человек.

    Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

    См.

    статью «Как формировать личные дела работников» журнала № 4′ 2019 См. статью

    «Доступ к персональным данным при передаче на аутсорсинг бухгалтерского и кадрового учета»

    журнала № 4′ 2019 См.

    новость

    «Сбор персональных данных из социальных сетей – мнение суда»

    журнала № 4′ 2019 Личное дело – это совокупность документов о трудовой деятельности работника.

    Правда обязанность вести личные дела может быть возложена на госучреждение еще и отраслевым нормативным актом.

    В сфере частного бизнеса решение о том, вести или нет личные дела работников, принимает руководитель организации.

    Как сшить личные карточки уволенных сотрудников

    Очевиден лишь факт некоторого противоречия в том, что на основании Инструк­ции при формировании личных дел работников по решению кадровой службы допускается включать трудовые договоры и контракты в состав личных дел.

    Внимание Следовательно, если контракты включены в состав личных дел, то они имеют срок хранения 75 лет, а если на работника не ведется личное дело, стало быть, трудовой договор и контракт должны храниться 3 года после истечения срока действия договора или контракта.

    В связи с таким противоречием, допущенным Государственной архивной службой Республики Беларусь, автор рекомендует хранить все трудо­вые договоры и контракты 75 лет. Заголовок дела» указываются фамилия, имя и от­чество уволенного работника. Образец оформления внутренней описи дела с личными карточками уволенных работников смотрите в рубрике «Полез­ная документация» на с.

    27 журнала. Личные дела уволенных работников

    Оформление т2 с сдаче в архив

    М., 2002.

    — 152 с. 3. Комплектование архива 3.6.

    Расчетно-платежные ведомости формируются с учетом порядка их ведения в бухгалтерии организации, т.е.

    Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности работников организации, имеющие различные сроки хранения, формируются в разные дела. Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу, причем небольшая, посвящена действительно вопросам, влияющим на место работы, перемещение по должности, премирование работников.

    Эти документы должны храниться 75 лет. Сроки хранения личных карточек на уволенных работников: в кадровой службе — 1 год (возможно до трех лет).

    Где необходимо хранить личные карточки Т-2 уволенных сотрудник по правилам делопроизводства?

    Также необходимо отметить, что в соответствии с Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, а также Правилами работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

    , при формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: — документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела; — в дело включается по одному экземпляру каждого документа; — в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации); — дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали определенные вопросы.

    Источник: http://iso-sercons.ru/kak-pravilno-podshit-kartochki-t-2-dlja-sdachi-v-arhiv-97625/

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.