+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как автоматические присваивать номера входящей электронной почте в теме

Содержание

Регистрация входящих документов, поступивших по электронной почте | Заявка Awards

Как автоматические присваивать номера входящей электронной почте в теме

Многие крупные компании ежедневно сталкиваются с необходимостью обрабатывать огромные потоки входящих документов, большая часть из которых поступает по электронной почте и требует обязательной регистрации и регламентированного движения документа внутри организации.

В связи с этим делопроизводители зачастую не имеют возможности оперативно регистрировать входящие письма, что приводит к несвоевременному получению и рассмотрению их адресатом, а также исполнению документов работниками компании. Нередки ситуации, когда приложения поступают по электронной почте отдельно от регистрируемого (сопроводительного) письма, что, в свою очередь, является причиной потери важной информации.

Вместе с тем электронная почта, как основной коммуникационный канал, постоянно подвержена риску заражения и хакерским атакам, поэтому при автоматизации процесса по регистрации электронных документов всегда остро стоит вопрос информационной безопасности.

С целью облегчения выполнения рутинных операций по обработке входящих электронных писем, уменьшения количества ошибок при регистрации и повышения уровня информационной безопасности специалистами компании «Интант» совместно с заказчиком ООО «Газпром трансгаз Томск» было разработано и успешно внедрено решение «Регистрация входящих документов, поступивших по электронной почте».

Возможности технического решения

Техническое решение «Регистрация входящих документов, поступивших по электронной почте» обрабатывает все электронные письма, поступающие на выделенный официальный адрес электронный почты, определяя необходимость регистрации по наличию у электронного письма вложений.

При этом (в отличие от сценария «Агент обмена электронными документами») перед выполнением импорта вложений в систему электронного документооборота каждый файл проходит несколько этапов проверки, и, в случае обнаружения файлов недопустимых форматов и вредоносных программ, информируются специалисты службы корпоративной защиты.

После успешной регистрации документа в СЭД ООО «Газпром трансгаз Томск» отправитель получает ответ с регистрационными данными, и при необходимости может запросить информацию о ходе выполнения работ по данному документу.

Архитектура решения

В момент выгрузки электронных писем и отправки ответных уведомлений адресату осуществляется взаимодействие между почтовым сервером и средой исполнения IS-Builder по протоколам POP3, SMTP с использованием стандартного модуля SBUM.MailFactory.

Модуль ADODB.Stream предназначен для преобразования текста электронного письма в html-формат в исходной кодировке письма.

Рисунок 1 – Диаграмма взаимодействия модулей

Проверка электронных писем на наличие во вложениях недопустимых типов файлов и вредоносного содержимого выполняется с помощью ПО Kaspersky Antivirus, взаимодействие с которым выполняется через интерфейс Kaspersky API, и разработанных модулей FindInCompress и VBAFinder.

Предварительный просмотр документов в РКК осуществляется с использованием стандартных функций, которые предоставляет сервер web-доступа DIRECTUM.

Суть работы и порядок использования

По заданному расписанию выполняется запуск сценария «Интеграция DIRECTUM с почтовым клиентом», который обрабатывает поступившие электронные письма, содержащие вложенные файлы.

Тип файла каждого полученного вложения проверяется на соответствие запрещенным для импорта в СЭД: .exe, .dll, .dat, .bin, .msi, .aspx, .cmd, .bat, .com, .vbs, .php, .reg, .rgs и т.д.

Если файл является архивным (rar, tar, zip, 7z), то проверяется его содержимое на наличие файлов запрещенного типа. После этого выполняется проверка с использованием антивирусного сканера в режиме максимальной эвристики.

В завершении выполняется проверка на содержание в файле скрытых данных, таких как: макросы, модули VBA, элементы Active-X.

В результате:

  • файлы недопустимого типа или содержащие скрытые данные не импортируются в систему, после регистрации документа адресат информируется об исключении вложения в ответном электронном письме;
  • письмо с вредоносным содержимым не регистрируется, в DIRECTUM формируется задача в адрес специалистов по информационной безопасности.

После обработки электронные письма удаляются с почтового сервера. Для каждого письма, успешно прошедшего проверку, создается задача по типовому маршруту «Регистрация входящих документов».

Вынесенные на ленту задания действия позволяют делопроизводителю:

  • зарегистрировать в системе один или несколько документов;
  • связать приложения с ранее зарегистрированным документом;
  • отменить регистрацию документа.

Рисунок 2 – Карточка задания делопроизводителя на регистрацию документа

При выполнении задания с результатом «Зарегистрировать» автоматически формируется регистрационно-контрольная карточка с предварительно заполненными полями.

Данное представление РКК было разработано специально для работы с письмами, поступающими по электронной почте, и существенно отличается от стандартного представления, в котором ежедневно работают делопроизводители заказчика.

На форме расположены вкладки «Регистрация», «Местонахождение», перечень документов, связанных с РКК, область предварительного просмотра документа. Список связанных документов формируется автоматически из документов, вложенных в задачу делопроизводителя.

В списке указывается название документа, формат расширения и размер файла. Таким образом, делопроизводитель, работая из одного окна, может ознакомиться с содержанием документов в области предпросмотра и указать один из них в качестве основного (регистрируемого).

При сохранении изменений в РКК выбранный основной документ преобразуется в формат PDF, выполняется автоматическая простановка штрих-кода на его первой странице.

Рисунок 3 – Стандартное представление карточки справочника “Входящие РКК” 

Рисунок 4 – Модифицированное представление карточки справочника “Входящие РКК”

После регистрации документа:

  • адресаты, указанные в РКК, автоматически получают задание на рассмотрение документа по типовому маршруту «Рассмотрение входящих документов»;
  • отправитель получает ответное электронное письмо с информацией о регистрационных данных и удаленных небезопасных вложениях (при их наличии).

Рисунок 5 – Электронное письмо с уведомлением о регистрации документа

Также отправитель при переходе по ссылке в тексте ответного письма может запросить информацию об исполнителях данного документа:

Рисунок 6 – Электронное письмо с информацией по исполнению поручений

В ситуации, когда электронное письмо содержит перечень документов, являющихся приложениями к ранее зарегистрированному документу, предусмотрен результат выполнения «Связать с РКК».

В открывшемся окне выбора записей из справочника «Входящие РКК», необходимо выбрать РКК, с которой автоматически связываются документы, находящиеся во вложении задачи.
Если документы не требуют регистрации, либо электронное письмо является спамом, то делопроизводитель выполняет задание по кнопке «Не требует регистрации».

Работа по типовому маршруту завершается, автоматическое удаление документов из системы выполняет сценарий «Удаление входящих документов, не требующих регистрации».

Результаты применения решения

Внедрение технического решения «Регистрация входящих документов, поступивших по электронной почте» позволило значительно упростить процесс обработки входящих электронных писем и их регистрации в системе DIRECTUM ООО «Газпром трансгаз Томск», сократить количество потерь приложений к регистрируемым документам, а также сократить временные затраты на обработку документов, поступающих на официальный электронный адрес.

Удалось повысить уровень защиты от различных видов угроз (вирусов, спама), автоматизировав поиск файлов недопустимых типов, скрытых данных и вредоносного программного обеспечения во вложениях.

Отправители, не являющиеся пользователями системы, автоматически информируются о результате обработки сообщения, при необходимости могут получить информацию об исполнителях по зарегистрированному документу, не привлекая для этого сотрудников отдела ДОУ.

Команда

Разработчики – Кудряшов Л.Ю., Шумаков С.Ю.

Аналитик – Азизова Г.Т.

Источник: https://club.directum.ru/award/128848

Как автоматические присваивать номера входящей электронной почте в теме

Как автоматические присваивать номера входящей электронной почте в теме

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Как автоматические присваивать номера входящей электронной почте в теме». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Порядок обработки входящих документов, включая их регистрацию, должен быть отражен в локальном нормативном акте вашей организации, регламентирующем документирование и организацию работы с официальными документами. Таким нормативным актом может являться инструкция по делопроизводству, или положение о порядке ведения делопроизводства.

При создании этой статьи над ее редактированием и улучшением работали, в том числе анонимно, 11 человек(а).

Делопроизводство от а до я. работа с исходящей корреспонденцией

Для работы с электронной почтой используется множество протоколов, главными из которых в настоящее время являются SMTP и POP3. SMTP-протокол используется для отправки почтовых сообщений, POP3 – для их принятия. Серверы, использующие эти протоколы, называются соответственно SMTP — и POP3-серверами.

Outlook или др.). Именно с клиентской программой непосредственно работает обычный пользователь электронной почты.
Обычный текст не является форматируемым. Если большинство сообщений отправляется через Интернет, использование обычного текста может оказаться удобнее, т. к. получатели могут не увидеть форматирования, добавляемого при использовании других форматов.

Обычно в фирме параллельно существуют две базы данных — электронная и обычная лбумажная». Помните, что при проверке деятельности фирмы проверяющий чиновник (из Рос-трудинспекции, налоговой инспекции и т. п.) может попросить вас предъявить регистрационные формы с подписями сотрудников.

Перед тем как приступить к работе, требуется сделать ряд подготовительных процедур, после чего работа с электронной почтой будет казаться простой и приятной.

Если автоматическая настройка не удалась, функция автоматического создания учетной записи выполняет попытку подключения с помощью соединения без шифрования.

Поэтому, если у вас есть все кроме последнего пункта, то вам остается только узнать как создать электронный адрес, чтобы сильно не отставать от современных информационных технологий и использовать те удобства, которые они предоставляют в сфере коммуникаций.

Следует учитывать, что принимать к обработке и дальнейшей регистрации нужно не все виды входящих документов. В том случае когда письмо, особенно если его адресатом является юридическое лицо, оформлено неправильно, то есть не имеет обязательных к заполнению реквизитов, оно не может рассматриваться как юридически значимый документ.

Это особенно удобно при использовании одной учетной записи электронной почты на нескольких компьютерах. По умолчанию в приложении Outlook эта функция включена. При этом задано хранение сообщений на сервере в течение 14 дней. После этого копии сообщений удаляются.

Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

Если в справочнике отсутствуют данные, необходимые для регистрации документа, обратитесь за помощью к администратору системы.

Регистрация исходящих документов

Форматирование текста, маркеры и выравнивание. В этом формате могут использоваться подписи, но, если в качестве редактора сообщений используется Word, подписи должны создаваться в Word.

Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение — это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах.

Статья о поможет вам не допускать ошибок в работе. Если в вашей организации такого локального нормативного акта еще нет, или вы только начали его разрабатывать, при работе с документами можно руководствоваться ГОСТами (например, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации.

В этой части для ИП не предусмотрено никаких послаблений по сравнению с компаниями. В перечень кадровых документов, которые могут заинтересовать проверяющие органы, входят трудовые договора, штатное расписание (по форме №Т-3), приказы о приеме на работу (увольнении), положения о премировании, коммерческой тайне, работе с личными данными сотрудников.

Просто письма и приказы я составляю сама. — Регистрация начинается с первого номера. — То есть получается так: 11.01.08 № 01? — Порядковый регистрационный номер присваивается, начиная с номера 1, с 1 января до 31 декабря каждого года включительно. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

В соответствии с этими государственными регламентами, регистрационный номер представляет собой комбинацию порядкового номера документа и буквенного обозначения. Буквенное обозначение обычно присваивается для обозначения типа или классификации входящего документа, отнесения его к какой-либо группе.

Рассмотрим, как реализована технология «клиент-сервер» в случае электронной почты. Серверную часть сервиса представляет почтовый сервер.

Децентрализованная форма приема входящей корреспонденции означает, что после предварительной сортировки и обработки документы направляются в разные структурные подразделения, по принадлежности. Регистрацию входящих документов в этом случае осуществляют сотрудники данных подразделений, эта обязанность закрепляется соответствующим приказом.

Перепечатка информации возможна только с разрешения администрации данного сайта и при наличии активной индексируемой ссылки.

Обычно в регистрационный индекс включается:

  • порядковый номер документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);
  • условное обозначение структурного подразделения (кадровые документы обычно обозначаются буквами: лк», лок», ло/к». У структурного подразделения может быть и цифровой индекс).

Входящие сообщения электронной почты Outlook

На ответах на письма обычно проставляется еще и регистрационный индекс полученного документа. Однако регистрировать нужно не все документы, а только те, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях.

Введите новый адрес электронной почты для перенаправления в окне Rule Address (Адрес правила), а затем нажмите кнопку OK.

При установленном флажке поле, содержащее дату регистрации, становится недоступным для изменения в карточках документов всех типов.

Если номер документа не зафиксирован, то он будет изменяться при изменении значения влияющего на него поля; при этом в соответствии с настройками действующего нумератора могут изменяться префиксы и суффиксы.

Базовые понятия о работе электронной почты

N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │ └───────────────────┘ └───────────────────┘ К — отдел кадров, 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер. Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года.

При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных.

Установка этого переключателя вынудит вас использовать только существующее соединение для всех учетных записей.

Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) 3.4.2.

Правильное написание адреса электронной почты

Как присваивать документам номера При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу присваивается определенный номер и условное обозначение (индекс).

Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.

Откроется форма регистрации нового почтового ящика в которой потребуется обязательно ввести следующие данные: имя, фамилию, день рождения, пол, почтовый ящик и пароль.

Справа от почтового ящика можно выбрать один из четырех вариантов расширений электронной почты, идущих в почте после символа собачки. Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота.

Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка.

Фамилия с инициалами или сокращённо полное имя. Можно добавить цифры, точки, тире, нижнее подчёркивание. Удобно для делового общения.

От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений. Поэтому секретарю необходимо знать все нюансы регистрация входящих документов в делопроизводстве, чтобы они были исполнены в срок.

Справка, выданная сотруднику, будет недействительна, если ей не присвоен регистрационный индекс. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи и создания (п.

Отправка и получение сообщений

Если все данные в предыдущем шаге были введены правильно, то вы будете переадресованы в окно с приветствием и поздравлением об успешной регистрации почтового адреса. Нажмите в нем кнопку «Начать пользоваться» для перехода на сервис электронной почты в папку входящих сообщений.

На практике, если вопрос контролируется конкретным человеком, многие письма не попадают к руководителю, а сразу передаются исполнителю, поэтому не стоит делать эту графу большой. Под фамилией исполнителя или рядом с ней желательно оставлять место для подписи, свидетельствующей о получении им документа.

https://www.youtube.com/watch?v=rCoAO1wOS14

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно «Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3 ВХОДЯЩИЕ И ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО В компанию поступает достаточно много входящих — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации.

Источник: https://aprel43.ru/semeynyy-yurist/10503-kak-avtomaticheskie-prisvaivat-nomera-vkhodyashhey-yelektronnoy-pochte-v-teme.html

Регистрация входящих документов

Как автоматические присваивать номера входящей электронной почте в теме

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте – регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов.

Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними.

Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс (номер), присвоенный каждому письму. 

Кем осуществляется прием и регистрация входящих документов? Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет. При централизованной форме принимает документы и заносит их в базу данных секретарь или работник канцелярии.

Если форма работы децентрализованная, то этим занимаются сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство. Последнее чаще относится к крупным организациям с большим объемом документооборота.

В небольших и средних компаниях лучше, чтобы приемом и регистрацией документов занимался один человек или одно подразделение.

Как документы поступают в организацию

Поступившие по почте письма вскрываются секретарем. Исключение – те конверты, на которых стоят пометки «Конфиденциально» или «Лично». В этом случае письмо передается адресату в запечатанном конверте. Сами конверты обычно выбрасывают, но и здесь не без нюансов.Нужно оставить и прикрепить к письму конверт, если:

а) письмо пришло от физического лица (так называемое обращение по какому-либо вопросу),

б) иначе, как по конверту, нельзя установить обратный адрес отправителя,

в) принципиально важно по штемпелям на конверте установить, когда было отправлено и получено это письмо.

Помимо почты, письма в компанию могут прийти по следующим каналам:

— доставка курьером,

— электронная почта,

— факс,

— экспресс-почта.

Хотя в целом не столь важно, как именно пришло письмо в организацию.Главное, что оно должно быть учтено и зарегистрировано.

Впрочем, регистрации подлежат не все документы. Не нужно регистрировать следующие:

— счета-фактуры, акты, накладные и подобные документы, а также договоры, проекты, сметы и т.п., если их прислали без сопроводительного письма (в этом случае документы передаются напрямую исполнителям);

— коммерческие предложения и предложения сотрудничества, рекламные материалы;

— поздравительную корреспонденцию;

— журналы, газеты, каталоги;

— приглашения на всевозможные мероприятия (кроме приглашений на совещания).

Также остается спорной регистрация писем, оформленных неправильно.

Письмо, подписанное директором организации, может быть написано от руки на обычном листе бумаги, или не быть зарегистрированным в качестве исходящего, или быть не подписанным… В таких случаях юридическая сила документа является очень сомнительной, и организация-адресат вполне может и отказать в приеме и регистрации такого письма. Другой случай, когда документы не принимаются и не регистрируются – если в письме заявлены приложения, а по факту они отсутствуют. Тогда составляется специальный акт, и вместе с актом письмо возвращается отправителю.

Правило №1. Каждый входящий документ может быть зарегистрирован только один раз

Часто бывает так, что отправитель высылает письмо по электронной почте или по факсу, а потом еще и по обычной почте. Таким образом одно и то же письмо может прийти в организацию три-четыре раза. Все они должны получить один входящий номер. Как не допустить повторной регистрации? Очень просто, достаточно обращать внимание на исходящий номер отправителя – он будет повторяться.

Правило №2. Входящий номер документа должен быть уникален

Регистрация входящих документов осуществляется строго однократно. Другими словами, под один конкретным номером в организации в один конкретный день может быть зарегистрирован только один входящий документ.

Процесс регистрации

После того, как письмо было принято и рассмотрено, и секретарь установил, что оно соответствует всем требованиям, предъявляемым к деловым письмам или обращениям граждан, и может быть принято, можно приступать к регистрации. В правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа ставится штамп (или делается запись от руки):

Затем в поля вписывается дата поступления документа и его порядковый номер по Журналу регистрации входящих документов. Если курьер привез два экземпляра письма, то на втором экземпляре (он называется визовый) проделывается все то же самое.

Приведенный штамп – самый универсальный вариант. Если есть необходимость, его можно дополнить. Так, некоторые организации указываются не только дату, но и время поступления документа, другие – количество приложений, у третьих вообще несколько штампов, каждый из которых со своим индексом. Таким образом, штамп разрабатывается исходя из нужд организации.

Что касается номера, то нумерация может быть простая валовая — №1, №2, №3 и так далее, а может быть и более сложная.

Например, некоторым категориям документов при регистрации могут присваиваться индексы: №1/123, №2/48 и т.д. Такая система индексации – вещь очень распространенная. Каждая компания разрабатывает ее для себя сама.

Главное, как говорилось выше, что каждый номер, независимо от количества индексов, должен быть уникальным.

После этого в Журнал регистрации входящих документов вносится информация о поступившем письме.

Скачать Журнал регистрации входящих документов

Скачать Образец заполнения журнала входящих документов

Универсальный журнал регистрации входящих документов может содержать следующие графы:

— входящий номер документа;

— дата регистрации;

— отправитель;

— заголовок (тема) документа (даже если она не указана на документе, при регистрации нужно коротко написать, о чем письмо);

— приложение (с указанием количества листов и экземпляров);

— получатель (если организация небольшая, то обычно это генеральный директор; в более крупных компаниях директор делегирует прием документов компетентным руководителям);

— исполнитель (работник, который отвечает за выполнение задания по письму согласно резолюции);

— ссылка на электронную копию документа (если регистрация происходит в электронном журнале, то письмо настоятельно рекомендуется отсканировать и поместить в эту колонку гиперссылку на скан);

—   примечание.

Зарегистрированное письмо отправляется на рассмотрение к руководителю.

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=1230

Перемещение и копирование сообщений

На указанный номер сотового телефона будет отправлено SMS c кодом подтверждения, который вы должны ввести в специальном окне для завершения регистрации и нажать кнопку «Готово».

При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно «Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3 ВХОДЯЩИЕ И ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО В компанию поступает достаточно много входящих — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации.

Источник: https://kartina96.ru/nalogovoe-pravo/11823-kak-avtomaticheskie-prisvaivat-nomera-vkhodyashhey-yelektronnoy-pochte-v-teme.html

Web-komfort.ruweb-komfort.ru

Внимание

Как это сделать? Для начала следует сохранить настройки фильтров в файле, т.е. произвести экспорт. После этого перейти в другой почтовый ящик и там произвести выгрузку (импорт) настроек из файла. Экспорт фильтров

  1. Перейти в раздел «Настройки» — «Фильтры».
  2. Отметить фильтры, которые вы хотите перенести.
  3. Нажать кнопку «Экспорт».

Будет создан файл mailFilters.xml, который надо сохранить.

Импорт файлов

  1. Перейти в раздел «Настройки» — «Фильтры».
  2. Нажмите «Импортировать фильтры».
  3. Нажмите кнопку «Выберите файл».
  4. Выберите файл с фильтрами – mailFilters.xml.
  1. Укажите фильтры, которые хотите перенести. Если необходимо сразу применить фильтр, отметьте пункт «Применить новые фильтры к существующим письмам».
  1. Нажмите кнопку «Создать фильтры».

Как создать фильтр почты в gmail

Обычно в фирме параллельно существуют две базы данных — электронная и обычная лбумажная». Помните, что при проверке деятельности фирмы проверяющий чиновник (из Рос-трудинспекции, налоговой инспекции и т. п.) может попросить вас предъявить регистрационные формы с подписями сотрудников.

Регистрация документов

Имеется корпоративная почта на Gmail. Возникал необходимость написать обработчик входящих писем, который при нажатии «кнопки» открытому письму Gmail в веб интерфейсе присваивал входящий номер в документ и немного дополнительной информации по письму.

Идеально, если бы присвоение номера происходило в таблицуинформации:- входящий номер (генерируется автоматически согласно правилу)- дата письма- отправитель письма- тема письма- тело письма- ссылку на pdf версию письма.

PDF версия письма генерируется при нажатии кнопки и сохраняется на Какие решения можете посоветовать?Есть ли сторонние решения?Я не ищу сложных решений по документообороту, например Documentum или подобное? Если только недорогое и простое.

Некоторые секреты входящих документов

Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны, например трудовые книжки, договоры, счета. С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля — письма, приказы, инструкции. Ведь карточки можно размножить и передать в структурные подразделения.

К тому же их легко систематизировать в любой последовательности и по разным признакам — по автору, содержанию, алфавиту и т. п.

Какие учетные журналы нужно вести в отделе кадров? Обязательно нужно вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, поскольку ее ведение предусмотрено законодательством и есть утвержденная форма (приложение 3 к Инструкции по заполнению трудовых книжек, образец книги см. в главе лТрудовая книжка»).

Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536). То есть регистрировать нужно не только традиционные бумажные регистрация документы, но и те, что получены по факсу, электронной почте и другим каналам связи. Нужно ли повторно регистрировать документ, если он передается в другое структурное подразделение? Нет, не нужно.

Один документ регистрируется только один раз, даже если он передается в структурные подразделения фирмы и сведения о нем необходимы нескольким исполнителям. Ведь однократно зарегистрированный документ легче найти и проследить, как он выполняется. Если сведения о документе необходимы другим структурным подразделениям, то можно скопировать страницу регистрационного журнала или регистрационную карточку с информацией о документе и передать копию в структурное подразделение.

В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки. Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге.

Конечно, никто не предлагает вовсе отказываться от бумажного ведения журналов регистрации, однако считаем, что в настоящее время автоматизированная форма регистрации документов более удобна и эффективна.

В заключение Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте — инструкции по делопроизводству.

Табель имеет удобный интерфейс редактирования и ввода отработанных часов. Все изменения, внесённые в табель, сразу отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов;возможность хранения внутри программы внешних документов в различных форматах (Word, Excel, изображения и т.д.

);возможность приёма нескольких сотрудников с различными ставками на одну штатную единицу;возможность работы одного сотрудника на различных должностях в рамках одной организации на различных ставках; 26 Мб Удобная и простая программа кадрового учёта, позволяющая автоматически формировать большинство кадровых документов (штатное расписание, личная карточка, приказы, отчёты для ПФР).

Источник: https://dtpstory.ru/kak-avtomaticheskie-prisvaivat-nomera-vhodyashhej-elektronnoj-pochte-v-teme/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.