+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Должен ли сотрудник соблюдать график отпусков

Содержание

10 ошибок при составлении графика отпусков

Должен ли сотрудник соблюдать график отпусков

График отпусков должен быть у каждого работодателя в обязательном порядке. Это требование ст. 123 ТК РФ. График отпусков может отсутствовать только у работодателей, которые относятся к микропредприятиям, если они отказались от принятия локальных актов и заключают трудовые договоры с работниками по типовой форме в соответствии со ст. 309.2 ТК РФ.

Отсутствие графика отпусков или его неправильное ведение (то есть наличие нижеперечисленных ошибок) является нарушением трудового законодательства, за которое предусмотрена административная ответственность. В соответствии с ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях данное нарушение наказывается штрафом:

• для должностных лиц — в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

• для организаций — в размере от 30 000 до 50 000 руб.

ОШИБКА 2

В график включены лишние работники

График отпусков устанавливает очередность ухода работников в отпуск за второй и последующие годы работы[1]. Если работник недавно принят и еще не использовал отпуск за первый рабочий год, его не нужно включать в график.

Такой работник имеет право (но не обязан) уйти в отпуск по истечении шести месяцев работы у данного работодателя по заявлению.

Жесткая фиксация начала отпуска за первый рабочий год в графике отпусков не совсем отвечает нормам законодательства.

Не имеет смысла включать в график работников, которые по объективным причинам не воспользуются ежегодным отпуском в следующем календарном году.

Например, нецелесообразно планировать отдых работникам, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком и не планируют выходить на работу в ближайший год.

Не воспользуются отпуском за второй рабочий год и те, с кем заключены срочные (до одного года) трудовые договоры.

Если вы включили таких работников в график:

• вы будете обязаны отправить их в отпуск, потому что утвержденный график станет обязательным как для работника, так и для работодателя;

• либо инспектор ГИТ посчитает, что график составлен формально, а организация не собиралась ему следовать.

Остальных работников обязательно включаем в график отпусков.

Не забываем:

• про льготников, имеющих право уйти в отпуск в удобное время;

• внешних и внутренних совместителей;

• руководителя организации (генерального директора).

ОШИБКА 3

В графике запланированы не все отпуска

В графике отпусков мы планируем не только основной отпуск работника, но и дополнительные отпуска, если они есть. Кроме того, практически в каждой организации есть отпуска, не использованные работниками за прошлые рабочие годы. Их тоже нужно запланировать в графике, чтобы не было нарушений срока (за каждый рабочий год отпуск должен быть предоставлен в этом же рабочем году).

В график отпусков не включают:

• дополнительные отпуска в связи с обучением (учебные);

• отпуска по уходу за ребенком;

• отпуска по беременности и родам;

• отпуска без сохранения заработной платы.

ОШИБКА 4

Запланирована неправильная продолжительность отпуска

По закону продолжительность ежегодного основного отпуска не может быть меньше 28 календарных дней. Но есть категории работников, которым полагается удлиненный основной отпуск.

Кроме педагогов и госслужащих, удлиненный основной отпуск нужно предоставить несовершеннолетним (31 календарный день) и инвалидам (30 календарных дней).

Сверить продолжительность основного отпуска для различных категорий работников можно в таблице 1.

Статья 120 ТК РФ предусматривает, что основной и дополнительные отпуска предоставляются вместе, суммируются. Поэтому в графике к количеству дней основного отпуска обязательно добавляем дни дополнительного.

Продолжительность дополнительного отпуска легко определить, если он предоставляется за работу в режиме ненормированного рабочего дня, стаж работы или выслугу лет.

Совсем другая ситуация с отпуском за работу во вредных или опасных условиях труда.

Он предоставляется работнику только за фактически отработанное в таких условиях время, поэтому не всегда можно точно спланировать, сколько дней дополнительного отпуска «заработает» работник на момент предоставления основного отпуска.

В этом случае можно указать в графике предварительно рассчитанное количество дней дополнительного отпуска, а в графе «Примечания» сделать оговорку о возможном изменении количества дней в зависимости от фактически отработанного времени.

А. Н. Славинская, специалист по кадрам, преподаватель по кадровому делопроизводству УЦ «Эксперт»

Источник: https://www.profiz.ru/kr/11_2019/10_oshibok_go/

Соблюдение графика отпусков

Должен ли сотрудник соблюдать график отпусков

Сотрудник не хочет идти в отпуск. Можно ли его отправить в отпуск? Как решить проблему, если сотрудник отказывается от отпуска? Читайте в статье.

Вопрос: Могут ли работника “насильно” отправить в очередной отпуск, например, на 18 дней по графику отпусков, если работник желает на данный момент использовать только 14 дней

Ответ: Вы отправляете сотрудника не насильно, а согласно графику отпусков, с которым его ознакомили заранее. График отпусков обязателен и для работодателя, и для его сотрудников (ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ).

Известите сотрудника об отпуске за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ). Без такого уведомления работник будет вправе требовать его переноса (ст. 124 ТК РФ). Если откажется ставить подпись на извещении, составьте акт об этом. Не позже чем за три календарных дня выплатите отпускные.

Но если руководитель согласится, предоставьте сотруднику отпуск на 14 дней, а оставшиеся дни перенесите на следующий год. Разделить отпуск позволяет статья 125 Трудового кодекса.

Обоснование

Как убедить сотрудника уйти в отпуск по графику

Сотрудник не хочет идти в отпуск по графику. А руководитель отказывается его сдвигать. Как поступить?

Если договориться не получится, действуйте так. Известите сотрудника об отпуске за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ). Без такого уведомления работник будет вправе требовать его переноса 
(ст. 124 ТК РФ). Если он откажется ставить подпись на извещении, составьте акт об этом. Не позже чем за три календарных дня выплатите отпускные. А заявление от сотрудника необязательно.

Работник может, формально находясь в отпуске, самовольно выйти на работу. Объясните ему, что это невыгодно и даже рискованно. Во-первых, такой труд ему оплачивать вы не должны и не будете. Во-вторых, это нарушение трудовой дисциплины. И вы вправе сделать ему замечание, выговор, лишить премии, если по внутренним правилам ее назначают, только когда нет замечаний.

Когда сотруднику нужно предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск

Перенос и продление отпуска

Ежегодный отпуск можно перенести или продлить. Сделать это можно как в течение текущего года работы (рабочего года), так и на следующий год.

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий сотрудника, в случаях: – временной нетрудоспособности сотрудника; – исполнения сотрудником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;

– в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами организации.

Также отпуск нужно перенести:

  • если сотруднику своевременно (не позднее чем за три дня до начала отпуска) не выплатили отпускные;
  • если сотрудника своевременно (не позднее чем за две недели до начала) не предупредили о дате начала отпуска.

Такой порядок установлен частями 1, 2 статьи 124 Трудового кодекса РФ и разъяснен в письме Роструда от 1 июня 2012 № ПГ/4629-6-1.

Кроме того, ежегодный отпуск с согласия сотрудника можно перенести на следующий рабочий год, если отсутствие сотрудника на работе неблагоприятно отразится на деятельности организации (ч. 3 ст.

 124 ТК РФ). При этом сотрудник должен использовать отпуск не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск.

То есть перенести отпуск можно только на следующий рабочий год.

Какая ответственность предусмотрена за несоблюдение сроков предоставления отпуска согласно графику отпусков

Бывает, что сотрудник не уходит в отпуск по графику. Давайте разберемся, что в таком случае грозит работодателю.

Есть перечень случаев, когда ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть перенесен (ст. 124 ТК РФ). Например, так нужно делать, если сотрудник болеет.

Или уход в отпуск негативно скажется на деятельности организации. Тогда с согласия сотрудника отпуск можно перенести.

Наконец, сам сотрудник может попросить о переносе отпуска, написав соответствующее заявление.

В остальных случаях, если препятствий для ухода в отпуск нет и сотрудник сам не попросил о переносе, надо предоставлять отпуск по графику. В противном случае права сотрудника будут нарушены. А это чревато административным штрафом (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Отвечает Александр Сорокин,

заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг.

Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг.

Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в рекомендации».

Из рекомендации Нужно ли применять ККТ при выдаче, получении и возврате займа

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/210112-soblyudenie-grafika-otpuskov

Cоставлениt графика отпусков – Все о кадрах

Должен ли сотрудник соблюдать график отпусков

Многих сотрудников работодатель и не спрашивает, в какое время года и в какой месяц им лучше предоставить отпуск, а составляет график отпусков на свое усмотрение. Разберемся, всегда ли работодатель прав, поступая таким образом.

Трудовым законодательством предусмотрено, что работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ).

Правила очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков регулируются ст. 123 ТК РФ.

Согласно данной норме очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов .

При этом график отпусков становится обязательным как для работодателя, так и для каждого работника. А о времени начала отпуска конкретный работник должен быть извещен под личную подпись не позднее чем за две недели до его начала.

Не секрет, что большинство работников желают отдыхать в более подходящее для этого время года. Например, летом. Конечно, есть небольшая часть сотрудников, в основном любителей зимних видов спорта, которая предпочтет отпуск зимой.

Между тем нормой ст. 123 ТК РФ не предусмотрена обязательность учета интересов самого работника при определении очередности предоставления отпусков. И только ч. 4 ст. 123 ТК РФ оговаривает, что Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Давайте рассмотрим, что должен знать работодатель при составлении графика отпусков и как при этом учитываются интересы работников.

Ежегодное предоставление отпуска

Согласно ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами (ст. 115 ТК РФ).

Это означает, что в графике отпусков работодатель не вправе предусмотреть менее 28 календарных дней отпуска для работника на будущий год.

Больше — можно (с учетом накопившихся за предыдущие годы дней), а меньше — нельзя.

Даже если работник настаивает на том, что ему такой длительный отпуск не нужен и он, планируя вскоре расторгнуть трудовой договор, получит компенсацию за неиспользованные дни отпуска при увольнении.

По факту указанная ситуация вполне возможна, но это не означает, что в графике отпусков она может быть учтена.

Таким образом, В графике отпусков каждому работнику должен предусматриваться ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней или более, если работнику в силу норм законодательства и локальных нормативных актов работодателя установлена удлиненная продолжительность отпуска. Исключение составляют те работники, которые и так находятся в длительных отпусках с сохранением места работы (например, в отпуске по уходу за ребенком).

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с согласия работника допускается перенесение отпуска на следующий рабочий год.

При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Хотя это не означает, что непредоставление отпуска работнику в такой ситуации можно запланировать заранее, не включив соответствующую информацию в график отпусков на год.

К сведению. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Период отпуска

Начало ежегодного основного отпуска Нужно запланировать так, чтобы его окончание приходилось на период не позднее одного года после начала работы сотрудника у данного работодателя, но Можно запланировать его и на период по истечении шести месяцев работы или ранее.

Согласно ч. 2 ст. 122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику и до истечения шести месяцев.

Другими словами, работодатель в графике отпусков должен предусмотреть отпуск для каждого работника, который отработает на предприятии в текущем году более шести месяцев.

Однако момент возникновения права на отпуск вовсе не означает, что работодатель Обязан предоставить отпуск работнику сразу же по истечении шести месяцев непрерывной работы. Он должен «уложиться» в понятие «ежегодности» (ст. 122 ТК РФ), т. е.

в 12 месяцев со дня приема работника на работу.

С учетом того, что ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней (почти календарный месяц), запланировать его в графике отпусков нужно не позднее чем за 28 календарных дней до истечения года непрерывной работы (если более длительный отпуск не установлен работнику в соответствии с требованиями законодательства).

Источник: http://info-personal.ru/otpyska/statya-o-chem-nuzhno-pomnit-pri-sostavlenii-grafika-otpuskov/

10 советов по составлению графика отпусков: шпаргалка для работодателя

Должен ли сотрудник соблюдать график отпусков

В некоторых организациях не составляют графики отпусков или составляют их формально. А ведь этот документ является обязательным как для работодателя, так и для работника. Из статьи вы узнаете, как правильно составить, изменить, дополнить график отпусков. Совет первый: помните про категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время.

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ).

Подготовлен он должен быть к декабрю, так как утвердить его следует не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Например, график отпусков на 2020 год должен был быть утвержден не позднее 17 декабря 2019 года. Утверждается график приказом руководителя организации. 

Если в организации есть профсоюз, то график должен быть утвержден с учетом его мнения.

Чтобы полностью разобраться с расчетами с работниками, например как правильно считать и выплачивать зарплату, средний заработок в разных случаях, пособия, оплачивать командировки и пр., рекомендую пройти обучение на онлайн-курсе Контур.Школы «Расчеты с персоналом по оплате труда». По итогам обучения вы также получите удостоверение о повышении квалификации 136 ак. часов.

Что учитывать при составлении графика отпусков

Совет первый. Помните, что есть категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время. Например, к таким категориям относятся работники в возрасте до 18 лет или работники-совместители (лицам, работающим по совместительству, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы).

Посмотреть полный список лиц, которые вправе использовать отпуск в удобное для них время.

Совет второй. При составлении графика отпусков учитывайте пожелания работников, не забывая при этом о производственном процессе. 

Совет третий. Для составления графика воспользуйтесь унифицированной формой № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разработайте форму бланка самостоятельно.

В графике отпусков отражаются не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но и дополнительные оплачиваемые отпуска и отпуска, не использованные в текущем году, которые были перенесены на другой год.

Совет четвертый. Ознакомьте работников под подпись с утвержденным графиком отпусков, несмотря на то что ТК РФ напрямую не обязывает вас делать это. Но в противном случае сложно требовать от работников его соблюдения.

 Ознакомить можно следующим способом: на оборотной стороне графика работники ставят свою подпись.

В некоторых организациях заводят специальный журнал, который служит специально для ознакомления работников со всеми локальными нормативными актами организации и иными внутренними документами организации.

Изменение графика отпусков

На практике сложно четко следовать графику. Ведь есть случаи, когда работодатель не просто может, а обязан перенести отпуск работника на другой срок: например, если тот заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Совет пятый. Информацию, связанную с перенесением отпуска на другой срок, обязательно отразите в графике.

Если в организации применяется унифицированная форма № Т-7, то в графе 8 данной формы укажите, на основании какого документа переносится отпуск работника.

Основанием может служить заявление работника, в котором он указывает свою просьбу о переносе отпуска. В свою очередь, дата, на которую переносится отпуск, отражается в графе 9 формы № Т-7.

Совет шестой. Если пришлось отозвать работника из отпуска, внесите изменения в график. Основанием для внесения изменений будет согласие на отзыв, полученное работодателем от работника, а также приказ об отзыве.

Не каждого работника можно отозвать из отпуска, даже если работник не против выйти на работу раньше срока. Например, трудовое законодательство запрещает отзывать из отпуска беременных женщин. В общем случае отзыв возможен только с согласия работника.

Совет седьмой. Отразите в графике информацию о разделении отпуска на части, если ранее при составлении такая возможность не была учтена. Заявление, полученное от работника с просьбой предоставить ему только часть отпуска, и приказ о предоставлении этой части будут служить основанием для внесения изменений в график отпусков.

Помните, что при делении отпуска на части одна из таких частей не может быть менее 14 календарных дней.

Совет восьмой. Внесите изменения в график и в том случае, если работники хотят пойти в отпуск в другое, отличное от графика время. В этом случае основаниями будут являться заявление работника и приказ на отпуск.

Совет девятый. Дополните график отпусков графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в локальных нормативных актах.

Совет десятый. Для вновь устроенных сотрудников составьте дополнительный график отпусков либо предоставляйте отпуск только на основании их заявления.

Как поступить в этой ситуации — на усмотрение работодателя.

 Трудовой кодекс не обязывает вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков, но и не запрещает дополнить график сведениями об отпусках новых сотрудников.

Отсутствие графика отпусков: ответственность

Если несоблюдение графика не ухудшает положение работников, то никакой ответственности работодатель не понесет. Например, если работники уходят в отпуск вне графика. 

Если же несоблюдение графика приведет, наоборот, к ухудшению положения работников, то ответственности работодателю не избежать. Например, если работодатель не соблюдает график и работникам не предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд, то это прямое нарушение трудового законодательства. В данном случае работодателя можно оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ.

За отсутствие графика отпусков работодателя могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ. В этом случае штраф составляет:

  • для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для юридического лица — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении размер штрафа увеличивается.

Зачем нужен график отпусков

Наличие графика отпусков помогает в следующих случаях:

  1. Работодатель сможет выплатить отпускные в определенный трудовым законодательством срок. Согласно ст. 136 ТК РФ, отпускные следует выплатить не позднее чем за три дня до начала отпуска.
  2. У работодателя есть возможность найти работника, который сможет выполнять на время отпуска отсутствующего сотрудника его должностные обязанности.
  3. Работодатель может четко отследить количество использованных работниками отпусков, может видеть информацию о переносе неиспользованных отпусков.
  4. В графике отпусков отмечают даты ежегодных оплачиваемых отпусков, что позволит работодателю не брать с работников заявление о предоставлении отпуска.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1446

График отпусков обязателен или нет?

Должен ли сотрудник соблюдать график отпусков

Обязательно ли составлять график отпусков на предприятии

Составление и согласование графика отпусков

Оформление графика

Утверждение графика отпусков

Внесение изменений и дополнений в график

Срок хранения графика отпусков

Нарушение порядка составления графика отпусков: судебная практика

Отмена графика отпусков

Обязательно ли составлять график отпусков на предприятии

График отпусков (далее — ГО) — это документ, где фиксируется, каким образом распределяются ежегодные оплачиваемые отпуска всех работников юрлица на календарный год помесячно (ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ, Указания по применению…, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Обязательно ли составлять график отпусков в организации? Да, он в обязательном порядке должен быть разработан и утвержден в компании, на что прямо указано в законе (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

Оплачиваемый отпуск предоставляется работнику на ежегодной основе (ч. 1 ст. 122 ТК РФ), соответственно, и ГО составляется каждый год и должен быть утвержден не менее чем за 2 недели до наступления соответствующего календарного года.

РЕКОМЕНДУЕМ! Работники, которые пойдут в отпуск в четком соответствии с ГО, могут не подавать дополнительно заявление на отпуск. Считается, что убытие в отпуск уже согласовано сторонами в ГО. По теме см. также нашу статью «Отпуск по графику – нужно ли в этом случае заявление?».

ВЫВОД! Обязателен ли график отпусков на предприятии? Однозначно да. Этот документ необходим и прямо предусмотрен ТК РФ.

Подробно рассмотрим порядок составления, оформления и корректировки ГО.

Составление и согласование графика отпусков

ГО составляется с учетом мнения работников, однако не подлежит обязательному согласованию с ними, за исключением выделенных законом категорий работников. Подробно читайте об этом в нашей статье «Как правильно вести график отпусков – образец».

РИСКИ! Организовать работу по составлению и согласованию ГО в организации необходимо таким образом, чтобы в установленный срок (не позже чем за 2 недели до начала календарного года, на который график составляется) документ был в надлежащем порядке утвержден. За нарушение срока предусмотрены меры административной ответственности для работодателя.

Так, согласно ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях за данное нарушение трудового законодательства грозят следующие санкции:

  • для должностных лиц — предупреждение или штраф в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб.;
  • лиц, осуществляющих деятельность без образования юрлица, — штраф в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб.;
  • юрлиц — штраф от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

Законом не регламентировано, как работодатель должен выяснить у сотрудников желаемые даты отпусков. Например, данные может собрать руководитель подразделения и передать своему непосредственному начальнику. В учреждении может быть приказом установлен определенный регламент составления ГО (см. ст. 372 ТК РФ) и др.

Так или иначе, все данные в упорядоченной форме передаются на рассмотрение и утверждение руководителю организации. Тот, в свою очередь, может внести в график свои коррективы (кроме случаев, когда время и продолжительность отпуска в силу закона подлежат обязательному согласованию с работником, отнесенным к определенной категории, и профсоюзным органом).

Оформление графика

ГО может быть составлен на бланке свободной формы, разработанном в организации. Однако чаще для этих целей используется унифицированная форма Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Бланк ГО содержит следующие атрибуты:

  • Наименование организации.
  • Номер документа, дату его составления.
  • Наименование документа (с указанием, на какой год ГО составлен).
  • Собственно ГО (обычно в табличной форме), где перечислены все трудоустроенные на момент составления графика работники (Ф. И. О., структурное подразделение, должность, табельный номер) и обозначены даты начала и окончания отпусков (или их частей), их продолжительность. Также в таблице может быть предусмотрен столбец для подписей работников об ознакомлении с ГО, но это необязательно — отметки можно проставить и в иных специально отведенных местах на бланке.
  • Отметку об утверждении ГО руководителем организации.
  • Отметку о мнении профсоюзного органа (в установленных законом случаях).

Пример заполнения графика читатель найдет в нашей статье «График отпусков по форме Т-7 – правила составления».

Утверждение графика отпусков

В законе нет нормы о порядке утверждения ГО. Возможны 2 варианта:

  • проставление на оформленном ГО визы руководителя о его утверждении;
  • проставление визы на ГО и дополнительно издание приказа о его утверждении.

Унифицированной формы такого приказа, разумеется, нет. Он может быть составлен в произвольной форме с указанием всех значимых атрибутов, в числе которых:

  • наименование организации-работодателя;
  • номер и дата документа;
  • наименование (в данном случае «Приказ об утверждении ГО»);
  • суть распоряжения со ссылкой на соответствующие нормы закона (в данном случае ст. 122, 123 ТК РФ и т. д.);
  • список лиц, ответственных за исполнение приказа, а также лиц, на которых возложен контроль за исполнением поручения;
  • подпись руководителя предприятия;
  • подписи лиц, упомянутых в распорядительном документе, об ознакомлении с ним.

Дополнительную информацию, а также образец приказа вы найдете в нашей статье «Приказ об утверждении графика отпусков – образец».

Внесение изменений и дополнений в график

ГО может быть скорректирован в течение года с учетом пожеланий сторон трудового договора и производственной необходимости.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В унифицированной форме Т-7 ГО для этих целей предусмотрены специальные столбцы (столбцы 8 и 9) под общим названием «Перенесение отпуска».

В этих столбцах указываются реквизиты документа-основания (например, заявления работника, приказа работодателя и др.) и предполагаемые даты отпуска.

В дальнейшем в ГО также будет отражена информация о фактической дате убытия в отпуск (столбец 7 формы Т-7).

Основания для внесения изменений в утвержденный ГО могут быть такими:

Так или иначе, внесение любых изменений в документ должно оформляться путем издания соответствующего приказа. Что же касается оформления самих корректив в тексте графика, можно:

  • дополнить содержание уже имеющегося ГО при наличии специально отведенных для этих целей свободных полей;
  • составить новый документ с неизмененными сведениями из предшествующего ГО и обновленными данными;
  • оформить дополнения к ГО в качестве нового документа и утвердить как неотъемлемую часть ГО.

Срок хранения графика отпусков

Срок хранения ГО составляет 1 год (п. 693 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее — приказ № 558).

При этом срок хранения должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом, в котором документ прекращает свою силу (п. 1.4 Общих положений приказа № 558).

ВЫВОД. Таким образом, ГО, например, на 2018 год нужно хранить в течение всего 2019 года. Затем документ подлежит уничтожению.

Условия и порядок хранения ГО прямо законом не регламентированы, однако в любом случае персональные данные работников не должны стать доступны третьим лицам (гл. 14 ТК РФ, ст. 7 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Возможно, читателю окажется полезной статья «Приказы по личному составу – это какие приказы?».

Нарушение порядка составления графика отпусков: судебная практика

Отсутствующий или составленный с нарушением сроков ГО может стать основанием для привлечения работодателя к административной ответственности.

Такими основаниями могут быть признаны:

  • сам по себе факт утверждения графика отпусков позже чем за 2 недели до наступления календарного года (например, постановление Саратовского облсуда от 25.07.2018 по делу № 4А-425/2018);

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/otpusk/obyazatelno-li-sostavlyat-grafik-na-otpusk/

График отпусков

Должен ли сотрудник соблюдать график отпусков

Так как в Трудовом Кодексе нет указания на то, что мы обязаны фиксировать в графике отпусков дату фактического ухода работника в отпуск, то предлагаю из формы Т-7 убрать эту графу, и все, что связано с переносом отпуска и реквизитами документа, его утверждающего. Как показывает практика, для удобства работы нам не хватает других данных, их мы и добавим.

Например, графу о дополнительном отпуске (если они предусмотрены в компании), графу об остатках отпусков за предыдущий период или «северные» отпуска. Иногда кадровики добавляют графу ознакомления работника с графиком отпусков. 

Обращаю ваше внимание, что график отпусков это не Локально-Нормативный акт, и обязанности работодателя знакомить работников с ним нет.

Кроме того, в законе «О персональных данных» говориться о том, что любая информация, связанная с конкретным работником, является его персональными данными и не подлежит распространению. Следовательно, вывешивание графика отпусков в доступном всеобщему обозрению является нарушением.

Чтобы этого избежать, я раздаю выписку из утвержденного графика отпусков руководителям подразделений, у которых каждый работник может ознакомиться с ним при желании.

Перед заполнением графика отпусков

Определяем список тех, кто в этот график будет внесен, а именно:
 – Сотрудники, находящиеся в штате на дату утверждения включительно

 – Те, кто оформлен на срочный трудовой договор. При этом будем учитывать срок такого договора. Если договор заканчивается в декабре текущего года, то такого сотрудника включать не будем, но если он заканчивается в следующем году — планируем отпуск. Работники по договору гражданско-правового характера в график отпусков не включаются.

 – Те, кто находятся в отпуске по уходу за ребенком. Т.к., эти сотрудники (цы) уже находятся в отпуске, то предоставление двух отпусков одновременно невозможно. Если молодой родитель изъявит желание и выйдет на работу, то мы сделаем приложение к графику отпусков, указав даты отпуска

 – “Потеряшки”. Это сотрудники, которые фактически долгое время отсутствуют на рабочем месте, и мы проводим мероприятия по их розыску.

Мы им заблаговременно пишем письмо о том, что сейчас идет формирование графика отпусков, и просим указать предпочтительные даты.

В самом графике отпусков делаем примечание напротив фамилии работника, что более точная дата будет определена по выходу работника

 – Совместители. У внешних совместителей мы запросим справку с основного места работы, чтобы указать те же даты и в своем графике, а для внутренних совместителей мы отведем 2 строки, в одной указав отпуск как у основного работника, а во второй — как для совместителя.

А как быть с теми, кто принят на работу после утверждения графика отпусков? Четкого ответа на этот вопрос нет. Проверяющие органы не могут наказать работодателя за отсутствие таких сотрудников в графике отпусков.

Но! Отпуск связан с денежными выплатами, а также мы не можем нарушить рабочий процесс, поэтому есть смысл по мере необходимости делать приложения к утвержденному графику отпусков, включая туда новых сотрудников.

Часто на курсах задают вопрос: если работник и работодатель не сошлись в едином мнении о  дате предоставления отпуска. Кто прав? Согласно нашему законодательству, работодатель обязан учитывать мнение льготных категорий граждан, а вот остальных — нет.

Работодатель обязан предоставлять работнику отпуск так, чтобы не нарушить нормальный ход работы организации. Поэтому будем искать компромисс в этом вопросе.

Обратите внимание на продолжительность ежегодного отпуска.

У некоторых категорий граждан отпуск превышает 28 календарных дней.

Разделение отпуска на части

В Трудовом Кодексе сказано, что допускается разделение отпуска на части (внимание!) по соглашению между работником и работодателем.

Соответственно, ни в каких Локально-Нормативных актах, ни в Трудовом договоре мы не можем написать, что «в компании принято разделение отпуска на 14 и 14 дней» или «предоставляется отпуск в количестве дней кратного 7». Это грубое нарушение.

В нашем законодательстве не сказано, как должно выглядеть согласие работника и работодателя о разделении отпуска на части. Не нужно придумывать себе лишнюю работу и делать Дополнительные соглашения к Трудовому договору. 

А как же тогда зафиксировать достигнутые соглашения?

Если компания небольшая, то можно попросить работника написать заявление с просьбой разделить отпуск на части (с указанием размеров частей и дат начала) и визой руководителя о согласии.

Если компания большая, то я поступаю так. Заранее раздаю руководителям подразделений шаблон графика отпусков, и предоставляю им возможность самостоятельно урегулировать вопросы с датами.

Затем, каждый работник в этот шаблон собственноручно вписывает свою фамилию, имя, должность и указывает даты начала отпуска и количество дней (или период «с.. по..») и расписывается. Все это визирует руководитель структурного подразделения.

Некоторые кадровики просят еще к этому написать заявление о разбиении отпуска на части.

Как указывать даты отпусков?

Вариант 1. Сотрудник указывает точную дату начала отпуска и его продолжительность. Мы рассчитываем дату окончания (не забывайте, что праздничные дни продлевают очередной отпуск).

Вариант 2. Сотрудник указывает месяц, в котором он идет в отпуск. Т.к., согласно Трудовому Кодексу, мы обязаны предупредить о дате начала отпуска заранее, то за 3 недели мы пишем ему извещение, где напоминаем о дате начала отпуска и просим уточнить конкретные дни.

Ознакомление работника о начале отпуска

Государственная трудовая инспекция не считает наличие подписи работника в графике отпусков как акт ознакомления о начале отпуска. Исключением является если работник расписывается в графике за 2 недели до начала и ставит дату ознакомления. Но это возможно только в малых предприятиях.
Как можно ознакомить работника о начале отпуска?

 – Извещение. Мы направляем сотруднику уведомление о предстоящем отпуске. Если сотрудники находятся все в одном месте, то это не составляет труда. Работник расписывается, проставляет дату собственноручно (за 2 недели до даты начала отпуска)

 – Журнал (тетрадь) уведомлений у руководителей подразделений. Делаю рассылку по электронной почте руководителям, что у их подчиненных запланирован отпуск и прошу их ознакомить

 – По электронной почте дистанционных работников. В ответ получаю подтверждение от работника, заверенное электронной подписью, а потом почтовое отправление с бумагой

Некоторые кадровики делают приказ о предоставлении отпуска за 3 недели до начала. Это удобно и неудобно одновременно. Неудобство связано с тем, что в некоторых кадровых программах при создании приказов происходит одновременное начисление и, если работник решит перенести отпуск, то придется уничтожать приказ и так далее.

Перенос отпуска

Если работник не согласен с той датой начала отпуска, которую ему определил работодатель: на уведомлении пишет: «не согласен!». Наша с вами обязанность — уведомить. Для сохранения нормальных рабочих отношений и, если руководитель не против, можно поискать компромисс.

Если работник пишет заявление о переносе даты отпуска. При условии, что руководитель (работодатель) не против, возможно перенесение. В график отпусков изменения не вносятся, а к нему подкалывается заявление работника. Не забудьте сделать уведомление, согласно новой дате.

Если работодателю необходимо перенести дату отпуска работника.

Тогда мы пишем работнику письмо, что в виду производственной необходимости, пожалуйста, перенесите свой отпуск на другие даты, и обязательно указываем, что работник имеет право отказаться.

В случае согласия, просим указать новые предпочтительные даты. Затем издается приказ по компании, что в виду таких обстоятельств отпуск переносится.

Если работник, находясь в отпуске, продолжает ходить на работу, необходимо сделать ему уведомление, что он находится в отпуске, ему начислены отпускные (это время уже оплачено) и работодатель не сможет ему оплатить выходы на работу повторно.

Во всех случаях, когда работник отказывается от ознакомления с документом, составляем акт. Если работник не желает знакомиться категорически, вызываем его к руководителю и в присутствии свидетелей зачитываем документ и составляем акт об ознакомлении.

Источник: https://cpb-runo.ru/news/staff/grafik-otpuskov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.